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錄取通知信與電話腳本

v1.0.0 · 2026 年 11 月 4 日 更新

撰寫錄取電話腳本與重點整理信：職位、到職日、附待確認標記的薪資、條件、期限和下一步，並指向人資的正式通知書。

可在 Claude、ChatGPT 和程式設計代理中使用。使用 Team 和 Business 方案時，我們改進官方技能後，你 Pod 裡的這個技能會自動更新。

適用情境

• 錄用已核准，你正準備打電話給候選人
• 已經口頭發了 offer，需要寄重點整理信

你要提供的內容

• 職位、主管、到職日、地點
• 已核准的薪酬
• 條件、期限，以及由誰寄出正式通知書

你會得到的內容

一份電話腳本和一封內容一致的重點整理信，附待確認標記、條件、有日期的期限，以及指向正式通知書的說明。

運作方式

1. 打電話前確認每個數字 拿本薪、獎金、股權和到職日，和人資核准的 offer 內容核對。不在那份文件裡的，一律是「[待確認：人資]」，不放進腳本。
2. 寫電話腳本 第一句就說好消息。接著用平實的話說明職位、主管、到職日和薪酬摘要。然後是條件、期限和接下來的流程。最後問對方有什麼問題；把問題記下來。
3. 把條件說出來 如果 offer 取決於推薦人查核或其他調查，電話和信裡都要說。SHRM 的錄取通知書檢查清單（由 Cooley LLP 的合夥人撰寫）把美國的 offer 設定為以通過背景調查、推薦人查核，以及提出在美國合法工作的證明為條件 [待確認：當地法規／人事規章]。GOV.UK 建議求職者等收到無條件錄取後再提離職；所以要告訴對方什麼時候會變成無條件錄取。
4. 避免承諾 不保證加薪、升遷、獎金、工作保障或「長長久久一起打拚」。獎金和股權都是「依相關辦法辦理」「[待確認：人資]」。不要在電話上談新的條件；說你確認後再回覆。
5. 寫信 和電話相同的事實，相同的順序。用一行說明正式的錄取通知書由 [人資或法務] 寄出，內容如有不同以通知書為準。期限寫成日期，不要寫「幾天內」。
6. 規劃下一步 誰在何時寄出通知書、候選人有問題可以打給誰，以及接受後會發生什麼（文件、第一天的安排）。

SKILL.md 檔案

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name: offer-email
description: 撰寫錄取通知的電話腳本與後續的錄取通知信（offer email）：職位、到職日、附待確認標記的薪酬摘要、條件、回覆期限和下一步，並提醒正式的錄取通知書（offer letter）由人資或法務發出。適用於準備發 offer、打電話通知候選人錄取、寄口頭 offer 的重點整理信，或需要錄取通知信範本時。
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# 錄取通知信與電話腳本

> 這不是法律意見。這是發 offer 時附帶的友善重點整理，不是錄取通知書本身。正式的通知書或合約由人資或法務發出，寄出前每個數字都要和它核對過。

先打電話告知錄取，當天再寄一封簡短的信，重複你在電話上說的內容，並指向正式的通知書。寧可少說，不要多說：在美國，SHRM 的文章提醒，像「很期待你加入團隊！」這種隨口的話，如果之後撤回 offer，可能會被用在違約求償中。在英國，Acas 表示，有人一接受錄取（即使是口頭），僱傭契約就可能開始成立。其他地區的規定不同 [待確認：當地法規／人事規章]。

## 適用情境

- 錄用決定已經做出並核准，你正準備打電話給候選人。
- 已經口頭發了 offer，需要寄重點整理信。
- 不適用於撰寫錄取通知書或僱傭契約本身。那些請交給人資或法務。

## 需要準備

- 職稱、主管、到職日、工作地點或遠端、全職或兼職。
- 已核准的薪酬：本薪、獎金、股權、福利重點。任何沒有書面核准的項目，都寫成「[待確認：人資]」，電話上也不要說。
- offer 所附帶的條件（推薦人查核、背景調查、工作資格）。不知道的話，問人資；絕不承諾「無條件」。
- 回覆期限，以及由誰寄出正式通知書。本技能的預設期限：3 到 5 個工作天。

## 步驟

1. **打電話前確認每個數字。** 拿本薪、獎金、股權和到職日，和人資核准的 offer 內容核對。不在那份文件裡的，一律是「[待確認：人資]」，不放進腳本。
2. **寫電話腳本。** 第一句就說好消息。接著用平實的話說明職位、主管、到職日和薪酬摘要。然後是條件、期限和接下來的流程。最後問對方有什麼問題；把問題記下來。
3. **把條件說出來。** 如果 offer 取決於推薦人查核或其他調查，電話和信裡都要說。SHRM 的錄取通知書檢查清單（由 Cooley LLP 的合夥人撰寫）把美國的 offer 設定為以通過背景調查、推薦人查核，以及提出在美國合法工作的證明為條件 [待確認：當地法規／人事規章]。GOV.UK 建議求職者等收到無條件錄取後再提離職；所以要告訴對方什麼時候會變成無條件錄取。
4. **避免承諾。** 不保證加薪、升遷、獎金、工作保障或「長長久久一起打拚」。獎金和股權都是「依相關辦法辦理」「[待確認：人資]」。不要在電話上談新的條件；說你確認後再回覆。
5. **寫信。** 和電話相同的事實，相同的順序。用一行說明正式的錄取通知書由 [人資或法務] 寄出，內容如有不同以通知書為準。期限寫成日期，不要寫「幾天內」。
6. **規劃下一步。** 誰在何時寄出通知書、候選人有問題可以打給誰，以及接受後會發生什麼（文件、第一天的安排）。

## 輸出格式

```markdown
## 電話腳本
「[名字]，我打來是要告訴您好消息：我們想邀請您擔任 [公司] 的 [職位]。」
- **職位與主管：**[職稱]，向 [姓名] 報告
- **到職日：**[日期] [待確認：人資]
- **地點：**[辦公室／遠端／混合]
- **薪資：**[本薪，用人資使用的計算期間] [待確認：人資]；[獎金：目標金額，依相關辦法辦理] [待確認：人資]；[股權：依相關辦法與授予合約辦理] [待確認：人資]
- **福利：**[只說重點] [待確認：人資]
- **條件：**[推薦人查核／背景調查／工作資格] [待確認：人資]
- **期限：**[日期]
- **接下來：**[誰] 會在 [日期] 前寄出正式錄取通知書。
「您有什麼問題嗎？」[記下來；無法確認的不要回答]

## 信件
**主旨：**[公司] [職位] 錄取通知

[名字]您好：

謝謝您今天撥空和我通話。如同電話中所說，以下是我們這次 [職位] 錄取內容的重點整理。

- **職位：**[職稱]，向 [主管] 報告
- **到職日：**[日期]
- **地點：**[地點]
- **薪酬：**[摘要] [待確認：人資]
- **條件：**這份 offer 以 [條件] 為前提。

正式的錄取通知書將由 [人資／法務聯絡人] 於 [日期] 前寄給您。通知書會列出完整條件，若與本信內容有任何不同，以通知書為準。

請在 [日期] 前告訴我您的決定。在那之前有任何問題，歡迎撥打 [電話] 給我，或直接回覆這封信。

[結尾敬語]
[姓名、職稱]
```

## 範例

**輸入：**隼翼機器人（虛構公司）要錄取莊宇恆擔任營運分析師，向許佩珊報告。1月4日到職，台中辦公室混合辦公。月薪 NT$62,000，沒有獎金。福利：公司標準福利，細節由人資部提供。條件：2 位推薦人查核，以及在台灣工作的資格證明。期限 11月13日（週五）。正式通知書由人資部的林思妤在 11月10日前寄出。營運主管許佩珊負責打電話和寄信；她的電話是 04-2496-0000。

**輸出：**

```markdown
## 電話腳本
「宇恆，我打來是要告訴你好消息：我們想邀請你擔任隼翼機器人的營運分析師。」
- **職位與主管：**營運分析師，向許佩珊報告
- **到職日：**1月4日 [待確認：人資]
- **地點：**混合辦公，台中辦公室
- **薪資：**月薪 NT$62,000 [待確認：人資]；沒有獎金
- **福利：**公司標準福利；思妤會寄細節給你 [待確認：人資]
- **條件：**2 位推薦人查核結果良好，以及工作資格證明 [待確認：人資]
- **期限：**11月13日（週五）
- **接下來：**人資部的思妤會在 11月10日前寄出正式錄取通知書。
「你有什麼問題嗎？」

## 信件
**主旨：**隼翼機器人 營運分析師 錄取通知

宇恆您好：

謝謝您今天撥空和我通話。如同電話中所說，以下是我們這次營運分析師錄取內容的重點整理。

- **職位：**營運分析師，向許佩珊報告
- **到職日：**1月4日
- **地點：**混合辦公，台中辦公室
- **薪酬：**月薪 NT$62,000
- **條件：**這份 offer 以 2 位推薦人查核結果良好，以及您提出在台灣工作的資格證明為前提。兩項都完成後我們會以書面確認，在那之前請先不要向目前的公司提離職。

正式的錄取通知書將由人資部的林思妤於 11月10日前寄給您。通知書會列出完整條件，若與本信內容有任何不同，以通知書為準。

請在 11月13日（週五）前告訴我您的決定。在那之前有任何問題，歡迎撥打 04-2496-0000 給我，或直接回覆這封信。

敬祝 順心
許佩珊
隼翼機器人 營運主管
```

## 寄出前檢查

- [ ] 每個數字和日期都和人資核准的 offer 一致，或標上「[待確認：人資]」。
- [ ] 信中說明正式通知書由人資或法務寄出，內容如有不同以通知書為準。
- [ ] 寫出了條件，以及 offer 何時變成無條件錄取。
- [ ] 期限是一個日期。
- [ ] 沒有承諾加薪、升遷、獎金或工作保障。
- [ ] 信件重複電話的內容；沒有新增任何事。

## 常見錯誤

- 引用一個「大致上核准了」的數字。沒有書面的，就不寫進信裡。
- 把條件埋起來，結果推薦人查核結果還沒回來，候選人就先離職了。
- 把錄取通知信當成 offer 本身寄出。它只是重點整理；人資或法務寄出的通知書才是 offer。

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• v1.0.0 · 2026 年 11 月 4 日 · First release.