Offizieller Skill · Recruiting

Referenzgespräche: Leitfaden und Zusammenfassung

v1.0.0 · Aktualisiert am 4. November 2026

Schreibt einen Leitfaden für Referenzgespräche (Einwilligung, Verantwortungsbereich, Beispiele, erneute Zusammenarbeit) und macht aus den Notizen eine Zusammenfassung mit Warnsignalen.

Funktioniert in Claude, ChatGPT und Coding-Agents. In Team und Business aktualisiert sich der offizielle Skill in deinem Pod von selbst, wenn wir ihn verbessern.

Wann du ihn nutzt

• Eine Kandidatin oder ein Kandidat ist in der letzten Runde, und du rufst gleich die Referenzen an
• Du hast Notizen aus Referenzgesprächen und brauchst eine Zusammenfassung für die Einstellungsentscheidung

Was du ihm gibst

• Die Rolle und ihre 3 bis 5 wichtigsten Anforderungen
• Die Einwilligung der Person und die Referenzen
• Was die Person über jede Stelle gesagt hat
• Gesprächsnotizen (für die Zusammenfassung)

Was du bekommst

Ein für alle gleicher Gesprächsleitfaden, ein Block pro Referenz mit Beispielen und der Antwort zur erneuten Zusammenarbeit und eine gemeinsame Einschätzung gegen die Rolle.

So funktioniert er

1. Hol die Einwilligung ein und wähl die Referenzen aus Lass dir die Einwilligung vor jedem Gespräch schriftlich geben (die britische Schlichtungsstelle Acas sagt, vor dem Anfordern von Referenzen brauche es die Erlaubnis der Bewerberin oder des Bewerbers), und kontaktier einen aktuellen Arbeitgeber nie ohne ausdrückliche Erlaubnis. Acas rät, Referenzen erst in der letzten Runde einzuholen, wenn ein Angebot gemacht wird, und vor dem Kontakt mit dem aktuellen Arbeitgeber ein bedingtes Angebot zu machen, damit die Jobsuche nicht vorzeitig bekannt wird „[prüfen: lokales Recht / HR]“. Standard dieses Skills sind 3 Referenzen, mindestens 1 davon eine frühere Führungskraft. Der Artikel von SHRM zitiert eine Recruiterin, die nach 3 fragt, Vorgesetzte bevorzugt und am liebsten Menschen nimmt, die in den letzten 5 bis 7 Jahren täglich mit der Person gearbeitet haben.
2. Schreib den Gesprächsleitfaden Standard dieses Skills sind 6 bis 8 Fragen in 20 Minuten. Nutz für alle Kandidaten einer Rolle dieselben Kernfragen, damit die Antworten vergleichbar sind. Jede Frage muss mit der Stelle zu tun haben.
3. Prüf zuerst den Verantwortungsbereich Bestätig die Beziehung, den Zeitraum, den Titel und wofür die Person zuständig war (Teamgröße, Budget, Ergebnisse). Eine Abweichung von dem, was die Person dir gesagt hat, ist ein Befund, kein Urteil; notier sie und frag bei der Person nach.
4. Frag nach Beispielen Nutz offene Verhaltensfragen („Wie würden Sie ihre Leistung bei X beschreiben? Können Sie ein Beispiel nennen?“), keine Ja/Nein-Fragen. Der Artikel von SHRM empfiehlt offene Verhaltensfragen und zitiert eine Recruiterin, die die Frage stehen lässt, damit sich die Referenz an konkrete Situationen erinnert.
5. Stell die Frage nach erneuter Zusammenarbeit zuletzt „Würden Sie sie oder ihn wieder einstellen oder wieder mit ihr oder ihm arbeiten? Warum oder warum nicht?“ Schreib den genauen Wortlaut auf und jede Pause oder Einschränkung.
6. Bleib innerhalb der Grenze Standard dieses Skills: Behandle ein Referenzgespräch wie ein Interview. Frag nie nach Alter, ethnischer Herkunft, Religion, nationaler Herkunft, Geschlecht, Schwangerschaft oder Familienplanung, Familienstand, Behinderung, Gesundheit oder Krankheitstagen oder genetischen Informationen. Die US-Behörde EEOC sagt, dass Arbeitgeber vor einem Angebot nicht nach einer Behinderung fragen dürfen, und nennt ethnische Herkunft, Geschlecht, nationale Herkunft, Alter und Religion irrelevant für Einstellungsentscheidungen; frag eine Referenz nichts, was du die Person selbst nicht fragen darfst. Fragen nach dem bisherigen Gehalt und nach Vorstrafen sind vielerorts eingeschränkt: „[prüfen: lokales Recht / HR]“. Erzählt eine Referenz von sich aus so etwas, notier es nicht und mach weiter.
7. Achte auf Warnsignale Muster, die eine Notiz wert sind: Antworten, die allgemein und nicht sehr positiv oder neutral sind (laut dem Artikel von SHRM kann das auf mittelmäßige Leistung hindeuten), und was die Referenz nicht sagt; kein Beispiel für eine Kernfähigkeit; eine zögerliche oder an Bedingungen geknüpfte Antwort auf die Frage nach erneuter Zusammenarbeit; ein Verantwortungsbereich, der nicht zur Darstellung der Person passt; eine Referenz, die nicht die ist, die die Person genannt hat. Eine Firmenregel des früheren Arbeitgebers, keine Auskünfte zu geben, ist kein Warnsignal; bitte um eine andere Referenz.
8. Fass zusammen Ein Block pro Referenz, dann eine gemeinsame Einschätzung gegen das, was die Rolle braucht. Zitier alles Negative wörtlich, statt es zu umschreiben.

Die SKILL.md

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name: reference-check
description: Bereitet einen Gesprächsleitfaden für die Referenzgespräche zu einer Kandidatin oder einem Kandidaten vor und macht aus den Gesprächsnotizen eine kurze Zusammenfassung mit Beispielen, der Antwort auf die Frage nach einer erneuten Zusammenarbeit und Warnsignalen. Deckt Einwilligung, die Prüfung des Verantwortungsbereichs, rollenbezogene Verhaltensfragen und Fragen ab, die man einer Referenz nie stellt. Nutze ihn, wenn du Referenzen einholen willst, Fragen für ein Referenzgespräch (reference check) brauchst, einen Leitfaden für ein Telefonat mit einer früheren Führungskraft suchst oder Notizen aus Referenzgesprächen zusammenfassen musst.
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# Referenzen einholen

> Keine Rechtsberatung. Die Regeln zu Referenzen unterscheiden sich je nach Land und Bundesland bzw. Kanton; markier alles Lokale mit „[prüfen: lokales Recht / HR]“.

Ein Referenzgespräch bringt nur etwas, wenn es Beispiele dafür liefert, was die Person tatsächlich getan hat. Stell offene Fragen mit Bezug zur Rolle, halt Pausen aus und schreib auf, was gesagt wurde, nicht deinen Eindruck davon.

## Wann du sie nutzt

- Eine Kandidatin oder ein Kandidat ist in der letzten Runde, und du willst mit 2 oder 3 Menschen sprechen, die mit ihr oder ihm gearbeitet haben.
- Du brauchst einen Gesprächsleitfaden für eine frühere Führungskraft, eine Kollegin oder einen früheren Mitarbeiter.
- Du hast Notizen aus mehreren Referenzgesprächen und brauchst eine Zusammenfassung für die Einstellungsentscheidung.
- Nicht für Hintergrundprüfungen, Bonitätsauskünfte oder Führungszeugnisse. Dafür gelten eigene rechtliche Abläufe; gib sie an HR.

## Was du brauchst

- Die Rolle und die 3 bis 5 Dinge, die die Stelle am meisten braucht (aus der Stellenanzeige oder dem Bewertungsbogen). Fehlen sie, frag danach; ohne sie werden die Fragen beliebig.
- Die schriftliche Einwilligung der Kandidatin oder des Kandidaten und die genannten Referenzen. Fehlt die Einwilligung, hör auf und hol sie zuerst ein.
- Was die Person über jede Stelle gesagt hat: Titel, Zeitraum, Verantwortungsbereich, Teamgröße. Damit gleichst du ab.
- Optional: Bedenken aus den Interviews, die du prüfen willst. Mach aus jedem eine offene Frage, nie eine Suggestivfrage.

## Schritte

1. **Hol die Einwilligung ein und wähl die Referenzen aus.** Lass dir die Einwilligung vor jedem Gespräch schriftlich geben (die britische Schlichtungsstelle Acas sagt, vor dem Anfordern von Referenzen brauche es die Erlaubnis der Bewerberin oder des Bewerbers), und kontaktier einen aktuellen Arbeitgeber nie ohne ausdrückliche Erlaubnis. Acas rät, Referenzen erst in der letzten Runde einzuholen, wenn ein Angebot gemacht wird, und vor dem Kontakt mit dem aktuellen Arbeitgeber ein bedingtes Angebot zu machen, damit die Jobsuche nicht vorzeitig bekannt wird „[prüfen: lokales Recht / HR]“. Standard dieses Skills sind 3 Referenzen, mindestens 1 davon eine frühere Führungskraft. Der Artikel von SHRM zitiert eine Recruiterin, die nach 3 fragt, Vorgesetzte bevorzugt und am liebsten Menschen nimmt, die in den letzten 5 bis 7 Jahren täglich mit der Person gearbeitet haben.
2. **Schreib den Gesprächsleitfaden.** Standard dieses Skills sind 6 bis 8 Fragen in 20 Minuten. Nutz für alle Kandidaten einer Rolle dieselben Kernfragen, damit die Antworten vergleichbar sind. Jede Frage muss mit der Stelle zu tun haben.
3. **Prüf zuerst den Verantwortungsbereich.** Bestätig die Beziehung, den Zeitraum, den Titel und wofür die Person zuständig war (Teamgröße, Budget, Ergebnisse). Eine Abweichung von dem, was die Person dir gesagt hat, ist ein Befund, kein Urteil; notier sie und frag bei der Person nach.
4. **Frag nach Beispielen.** Nutz offene Verhaltensfragen („Wie würden Sie ihre Leistung bei X beschreiben? Können Sie ein Beispiel nennen?“), keine Ja/Nein-Fragen. Der Artikel von SHRM empfiehlt offene Verhaltensfragen und zitiert eine Recruiterin, die die Frage stehen lässt, damit sich die Referenz an konkrete Situationen erinnert.
5. **Stell die Frage nach erneuter Zusammenarbeit zuletzt.** „Würden Sie sie oder ihn wieder einstellen oder wieder mit ihr oder ihm arbeiten? Warum oder warum nicht?“ Schreib den genauen Wortlaut auf und jede Pause oder Einschränkung.
6. **Bleib innerhalb der Grenze.** Standard dieses Skills: Behandle ein Referenzgespräch wie ein Interview. Frag nie nach Alter, ethnischer Herkunft, Religion, nationaler Herkunft, Geschlecht, Schwangerschaft oder Familienplanung, Familienstand, Behinderung, Gesundheit oder Krankheitstagen oder genetischen Informationen. Die US-Behörde EEOC sagt, dass Arbeitgeber vor einem Angebot nicht nach einer Behinderung fragen dürfen, und nennt ethnische Herkunft, Geschlecht, nationale Herkunft, Alter und Religion irrelevant für Einstellungsentscheidungen; frag eine Referenz nichts, was du die Person selbst nicht fragen darfst. Fragen nach dem bisherigen Gehalt und nach Vorstrafen sind vielerorts eingeschränkt: „[prüfen: lokales Recht / HR]“. Erzählt eine Referenz von sich aus so etwas, notier es nicht und mach weiter.
7. **Achte auf Warnsignale.** Muster, die eine Notiz wert sind: Antworten, die allgemein und nicht sehr positiv oder neutral sind (laut dem Artikel von SHRM kann das auf mittelmäßige Leistung hindeuten), und was die Referenz nicht sagt; kein Beispiel für eine Kernfähigkeit; eine zögerliche oder an Bedingungen geknüpfte Antwort auf die Frage nach erneuter Zusammenarbeit; ein Verantwortungsbereich, der nicht zur Darstellung der Person passt; eine Referenz, die nicht die ist, die die Person genannt hat. Eine Firmenregel des früheren Arbeitgebers, keine Auskünfte zu geben, ist kein Warnsignal; bitte um eine andere Referenz.
8. **Fass zusammen.** Ein Block pro Referenz, dann eine gemeinsame Einschätzung gegen das, was die Rolle braucht. Zitier alles Negative wörtlich, statt es zu umschreiben.

## Ausgabeformat

```markdown
# Referenzen — [Kandidat/in], [Rolle]

_Einwilligung erhalten: [Datum, wie]. Vorbereitet für die Einstellungsentscheidung; keine Rechtsberatung._

## Gesprächsleitfaden (für jede Referenz gleich)
1. Woher kennen Sie [Kandidat/in], und wann haben Sie zusammengearbeitet?
2. Wofür war [Kandidat/in] verantwortlich? (Teamgröße, Budget, Ergebnisse)
3. [Anforderung der Rolle 1]: Wie hat [Kandidat/in] das gemacht? Können Sie ein Beispiel nennen?
4. [Anforderung der Rolle 2]: Erzählen Sie von einem Mal, als es gut lief, und einem, als es nicht gut lief.
5. Wobei haben Sie sich auf [Kandidat/in] verlassen? Wo brauchte sie oder er Unterstützung?
6. Was sollte die nächste Führungskraft wissen, damit [Kandidat/in] die beste Arbeit leisten kann?
7. Würden Sie [Kandidat/in] wieder einstellen oder wieder mit ihr oder ihm arbeiten? Warum oder warum nicht?

## Referenz [n]: [Name], [Beziehung], [Zeitraum]
- **Verantwortungsbereich geprüft:** [stimmt / weicht ab: worin]
- **Beispiele:** [eine Zeile pro Beispiel, wenn möglich zitiert]
- **Erneute Zusammenarbeit:** „[genauer Wortlaut]“
- **Warnsignale:** [Muster, oder „keine“]

## Gemeinsame Einschätzung
| Anforderung der Rolle | Evidenz (Referenz) | Stärke |
|---|---|---|
| [Anforderung] | [Beispiel] (R[n]) | [stark / teilweise / keine] |

**Rückfragen an die Kandidatin / den Kandidaten:** [Fragen, oder „keine“]
```

## Beispiel

**Eingabe:** Feldberg Analytics sucht eine Teamleitung Customer Success. Anforderungen: Verantwortung für Vertragsverlängerungen, ruhiger Umgang mit Eskalationen, Coaching von Junioren. Die Kandidatin Sarah Becker hat am 2. November per E-Mail schriftlich eingewilligt. Laut Lebenslauf hat sie 40 Accounts mit rund 1,1 Mio. ARR verantwortet. Referenz 1: Tobias Krämer, ihr Vorgesetzter bei Blauwerk Software 2022–2025. Notizen: „Hatte 40 Accounts, ca. 1,1 Mio. ARR. Hat den Account Hanse Logistik nach einem Ausfall gerettet, 2 Wochen lang tägliche Calls. Coaching: hm, sie hat meistens allein gearbeitet. Wieder einstellen? Ja, für eine Rolle ohne Führungsverantwortung, auf jeden Fall.“ Referenz 2, ein früherer Mitarbeiter aus ihrem Team, ist noch nicht angerufen.

**Ausgabe:**

```markdown
# Referenzen — Sarah Becker, Teamleitung Customer Success

_Einwilligung erhalten: 2. November, per E-Mail. Vorbereitet für die Einstellungsentscheidung; keine Rechtsberatung._

## Referenz 1: Tobias Krämer, früherer Vorgesetzter, Blauwerk Software, 2022–2025
- **Verantwortungsbereich geprüft:** Stimmt. 40 Accounts, rund 1,1 Mio. ARR.
- **Beispiele:** Hat den Account Hanse Logistik nach einem Ausfall gehalten; „2 Wochen lang tägliche Calls“.
- **Erneute Zusammenarbeit:** „Ja, für eine Rolle ohne Führungsverantwortung, auf jeden Fall.“
- **Warnsignale:** Die Antwort zur erneuten Zusammenarbeit ist an eine Rolle ohne Führungsverantwortung geknüpft; kein Beispiel für Coaching („sie hat meistens allein gearbeitet“).

## Gemeinsame Einschätzung
| Anforderung der Rolle | Evidenz (Referenz) | Stärke |
|---|---|---|
| Verantwortung für Vertragsverlängerungen | 40 Accounts, 1,1 Mio. ARR (R1) | stark |
| Ruhiger Umgang mit Eskalationen | Ausfall bei Hanse Logistik, tägliche Calls (R1) | stark |
| Coaching von Junioren | Kein Beispiel (R1) | keine |

**Rückfragen an die Kandidatin / den Kandidaten:** Sarah nach einem Coaching-Beispiel fragen; der zweiten Referenz (früherer Mitarbeiter aus ihrem Team) Frage 5 stellen.
```

## Prüfen vor dem Senden

- [ ] Die schriftliche Einwilligung ist festgehalten, und kein aktueller Arbeitgeber wurde ohne sie angerufen.
- [ ] Jede Frage hat mit der Stelle zu tun; keine berührt ein geschütztes Merkmal, die Gesundheit oder die Familie.
- [ ] Jeder Referenzblock hat mindestens 1 Beispiel oder sagt „kein Beispiel genannt“.
- [ ] Die Antwort zur erneuten Zusammenarbeit ist wörtlich zitiert.
- [ ] Negative Punkte sind wörtlich zitiert, nicht umschrieben, und ungefragt genannte geschützte Informationen fehlen.
- [ ] Lokale Regeln zu Gehaltshistorie und Vorstrafen sind mit „[prüfen: lokales Recht / HR]“ markiert.

## Häufige Fehler

- Fragen „War sie eine gute Mitarbeiterin?“. Ein Ja sagt dir nichts. Frag nach dem Beispiel.
- Eine einzelne verhaltene Referenz als Urteil nehmen. Such dasselbe Muster bei 2 oder mehr Referenzen.
- Die Firmenregel, keine Auskünfte zu geben, als Warnsignal lesen.

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Änderungen

• v1.0.0 · 4. November 2026 · First release.