Offizieller Skill · Betrieb und Verwaltung

Agenda für ein Meeting (oder absagen)

v1.0.1 · Aktualisiert am 4. November 2026

Erstellt aus einem Ziel und den Teilnehmenden eine Agenda: ein Ergebnis, getaktete Fragen mit verantwortlicher Person und Typ (entscheiden, diskutieren, informieren), Vorab-Lektüre oder eine Empfehlung zur Absage.

Funktioniert in Claude, ChatGPT und Coding-Agents. In Team und Business aktualisiert sich der offizielle Skill in deinem Pod von selbst, wenn wir ihn verbessern.

Wann du ihn nutzt

• Du willst gleich eine Einladung zu einem Meeting verschicken und brauchst die Agenda
• Ein wiederkehrendes Meeting ist aus dem Ruder gelaufen, oder du fragst dich, ob es auch eine E-Mail sein könnte

Was du ihm gibst

• Ziel des Meetings
• Teilnehmende und Rollen
• Dauer und Datum
• Themen und Dokumente (optional)

Was du bekommst

Eine Agenda in Markdown mit Ergebnis, einer getakteten Tabelle von Fragen mit Verantwortlichen und Typen und Vorab-Lektüre, oder eine Empfehlung zur Absage mit dem Update zum Verschicken.

So funktioniert er

1. Schreib das gewünschte Ergebnis in einem Satz Der Agenda-Leitfaden von Asana sagt, man solle den Hauptzweck des Meetings in einem einzigen Satz formulieren. Mach daraus ein Ergebnis („Launchtermin wählen und Verantwortliche bestätigen“), kein Thema („Launch“).
2. Mach aus jedem Thema eine Frage Steven Rogelberg, der zu Meetings forscht, schlägt eine Agenda aus „Fragen, die beantwortet werden sollen“ vor statt aus Themen zum Besprechen. Aus „Preise“ wird „Behalten wir den Jahresrabatt für den Launch im Juni?“
3. Markiere jeden Punkt: entscheiden, diskutieren oder informieren Entscheiden: Die Gruppe geht mit einer Antwort und einer benannten Person, die entscheidet. Diskutieren: Die Gruppe braucht Live-Input von mehreren Leuten, und der Punkt sagt, wofür der Input gebraucht wird. Informieren: Eine Person teilt etwas mit, die anderen hören zu. Der Leitfaden von Asana trennt Informations-, Diskussions- und Aktionspunkte und stellt Informationspunkte als Kontext an den Anfang. Standard dieses Skills: Verschieb jeden Informationspunkt in die Vorab-Lektüre oder ein schriftliches Update, außer er dauert 2 Minuten oder weniger.
4. Wende die Absageregel an Rogelberg: „Wenn dir einfach keine Fragen einfallen, brauchst du wahrscheinlich kein Meeting.“ Ist kein Punkt vom Typ entscheiden oder diskutieren, empfiehl die Absage und entwirf das schriftliche Update mit den Informationspunkten. Der Leitfaden von Asana sagt dasselbe: Lässt sich alles asynchron erledigen, sag ab und schick die Nachricht per E-Mail.
5. Gib jedem Punkt eine verantwortliche Person und Minuten Der Agenda-Leitfaden von Atlassian nennt für jeden Punkt, wer ihn leitet und wie viel Zeit er hat. Setz den schwierigsten Entscheidungspunkt an die erste oder zweite Stelle, solange alle frisch sind. Lass am Ende 5 Minuten, um Entscheidungen und Aufgaben noch einmal vorzulesen. Die Zeiten müssen sich zur Dauer des Meetings addieren.
6. Liste die Vorab-Lektüre auf und wann sie kommt Verlinke jedes Dokument und sag, worauf zu achten ist („Abschnitt 2 lesen, die 3 Optionen“). Der Leitfaden von Asana empfiehlt, die Agenda 24 Stunden vorher zu teilen, bei komplexen Meetings 48 bis 72 Stunden. Standard dieses Skills: Vorab-Lektüre dauert höchstens 10 Minuten; alles Längere bekommt oben eine Zusammenfassung.
7. Gleich die Teilnehmerliste mit den Punkten ab Rogelberg merkt an, dass die Fragen zeigen, wer wirklich dabei sein muss. Wer für keinen Punkt vom Typ entscheiden oder diskutieren gebraucht wird, ist optional und bekommt hinterher das Protokoll.

Die SKILL.md

Die ganze Datei, so wie deine KI sie liest. Herunterladen

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name: meeting-agenda
description: Erstellt aus einem Ziel und einer Teilnehmerliste eine Tagesordnung für ein Meeting - das Ergebnis, das das Meeting liefern muss, getaktete Punkte als Fragen mit verantwortlicher Person und Typ (entscheiden, diskutieren, informieren), Vorab-Lektüre und wer fehlen darf. Empfiehlt, das Meeting abzusagen und stattdessen ein Update zu schicken, wenn nichts eine Entscheidung oder eine Live-Diskussion braucht. Nutze ihn, wenn jemand eine Agenda braucht, ein Meeting plant, einen wiederkehrenden Termin aufsetzt oder fragt „Brauchen wir dieses Meeting überhaupt?“.
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# Agenda für ein Meeting

Eine Agenda ist ein Test, ob das Meeting überhaupt stattfinden sollte. Braucht kein Punkt eine Entscheidung oder eine echte Diskussion, sagt die KI das und entwirft stattdessen das Update zum Verschicken. Ist das Meeting nötig, hat jede Minute einen Punkt, eine verantwortliche Person und ein erwartetes Ergebnis.

## Wann du sie nutzt

- Jemand will gleich eine Kalendereinladung verschicken und braucht die Agenda dazu.
- Ein wiederkehrendes Meeting (Weekly, Teammeeting) ist aus dem Ruder gelaufen und braucht eine feste Struktur.
- Jemand fragt „Brauchen wir dafür ein Meeting?“ oder „Geht das auch per E-Mail?“.
- Nicht für einen Workshop oder ein Offsite mit Übungen. Die brauchen einen Moderationsplan, keine Agenda.

## Was du brauchst

- Das Ziel: was nach dem Meeting gelten soll. Fehlt es, frag einmal: „Was soll am Ende entschieden oder vereinbart sein?“
- Die Teilnehmenden und ihre Rollen. Fehlen sie, entwirf die Agenda und notiere, wen jeder Punkt braucht, damit die organisierende Person die Einladung kürzen kann.
- Dauer und Datum. Fehlt die Dauer, sind es nach Standard dieses Skills 30 Minuten.
- Optional: die Themen, die Leute ansprechen wollen, frühere Protokolle und vorhandene Dokumente.

## Schritte

1. **Schreib das gewünschte Ergebnis in einem Satz.** Der Agenda-Leitfaden von Asana sagt, man solle den Hauptzweck des Meetings in einem einzigen Satz formulieren. Mach daraus ein Ergebnis („Launchtermin wählen und Verantwortliche bestätigen“), kein Thema („Launch“).
2. **Mach aus jedem Thema eine Frage.** Steven Rogelberg, der zu Meetings forscht, schlägt eine Agenda aus „Fragen, die beantwortet werden sollen“ vor statt aus Themen zum Besprechen. Aus „Preise“ wird „Behalten wir den Jahresrabatt für den Launch im Juni?“
3. **Markiere jeden Punkt: entscheiden, diskutieren oder informieren.** Entscheiden: Die Gruppe geht mit einer Antwort und einer benannten Person, die entscheidet. Diskutieren: Die Gruppe braucht Live-Input von mehreren Leuten, und der Punkt sagt, wofür der Input gebraucht wird. Informieren: Eine Person teilt etwas mit, die anderen hören zu. Der Leitfaden von Asana trennt Informations-, Diskussions- und Aktionspunkte und stellt Informationspunkte als Kontext an den Anfang. Standard dieses Skills: Verschieb jeden Informationspunkt in die Vorab-Lektüre oder ein schriftliches Update, außer er dauert 2 Minuten oder weniger.
4. **Wende die Absageregel an.** Rogelberg: „Wenn dir einfach keine Fragen einfallen, brauchst du wahrscheinlich kein Meeting.“ Ist kein Punkt vom Typ entscheiden oder diskutieren, empfiehl die Absage und entwirf das schriftliche Update mit den Informationspunkten. Der Leitfaden von Asana sagt dasselbe: Lässt sich alles asynchron erledigen, sag ab und schick die Nachricht per E-Mail.
5. **Gib jedem Punkt eine verantwortliche Person und Minuten.** Der Agenda-Leitfaden von Atlassian nennt für jeden Punkt, wer ihn leitet und wie viel Zeit er hat. Setz den schwierigsten Entscheidungspunkt an die erste oder zweite Stelle, solange alle frisch sind. Lass am Ende 5 Minuten, um Entscheidungen und Aufgaben noch einmal vorzulesen. Die Zeiten müssen sich zur Dauer des Meetings addieren.
6. **Liste die Vorab-Lektüre auf und wann sie kommt.** Verlinke jedes Dokument und sag, worauf zu achten ist („Abschnitt 2 lesen, die 3 Optionen“). Der Leitfaden von Asana empfiehlt, die Agenda 24 Stunden vorher zu teilen, bei komplexen Meetings 48 bis 72 Stunden. Standard dieses Skills: Vorab-Lektüre dauert höchstens 10 Minuten; alles Längere bekommt oben eine Zusammenfassung.
7. **Gleich die Teilnehmerliste mit den Punkten ab.** Rogelberg merkt an, dass die Fragen zeigen, wer wirklich dabei sein muss. Wer für keinen Punkt vom Typ entscheiden oder diskutieren gebraucht wird, ist optional und bekommt hinterher das Protokoll.

## Ausgabeformat

```markdown
# [Name des Meetings] — [Datum], [Dauer] Min.

**Ergebnis:** [ein Satz: was am Ende entschieden oder vereinbart ist]  
**Teilnehmende:** [Namen] · **Optional:** [Namen, bekommen das Protokoll]  
**Vorab-Lektüre (bis [Tag/Uhrzeit]):** [Link zum Dokument] — [worauf achten]

| # | Frage | Typ | Verantwortlich | Min. |
|---|---|---|---|---|
| 1 | [Frage?] | [entscheiden/diskutieren/informieren] | [Name] | [n] |
| 2 | [Frage?] | | | |
| [n] | Entscheidungen und Aufgaben vorlesen | — | [organisierende Person] | 5 |

**Entscheidet bei Entscheidungspunkten:** [Name, falls nicht die verantwortliche Person]
```

Wenn nichts eine Entscheidung oder Diskussion braucht:

```markdown
**Empfehlung: dieses Meeting absagen.** Kein Punkt braucht eine Entscheidung oder eine Live-Diskussion. Schick stattdessen dieses Update:

**[Betreffzeile]**
- [Informationspunkt, eine Zeile, mit Link]
- [Informationspunkt]
Antworte bis [Datum] in [Thread/Kanal], wenn hier etwas ein Gespräch braucht.
```

## Beispiel

**Eingabe:** „Brauche eine Agenda für das Marketing-Weekly am Donnerstag, 11. Juni 2026, 45 Minuten. Teilnehmende: Mei (Head of Marketing, entscheidet), Jonas (Content), Priya (Paid Ads), Sam (Design). Themen: Termin des Webinars in Q3 (Jonas hat 3 Kandidaten, 9., 16. oder 23. Juli, im Dokument zu den Webinar-Terminen), wie wir das Werbebudget für Juli zwischen LinkedIn und Google aufteilen (Priyas Dokument mit den Werbeergebnissen für Mai hat die Kosten pro Lead nach Kanal), Blog-Traffic im Mai (Jonas), die neuen Markenfarben sind fertig (Sam).“

**Ausgabe:**

```markdown
# Marketing-Weekly — Donnerstag, 11. Juni, 45 Min.

**Ergebnis:** Den Termin des Webinars in Q3 wählen und die Aufteilung des Werbebudgets für Juli vereinbaren.  
**Teilnehmende:** Mei, Jonas, Priya · **Optional:** Sam (bekommt das Protokoll)  
**Vorab-Lektüre (bis Mittwoch, 10. Juni):** Werbeergebnisse Mai — Kosten pro Lead nach Kanal vergleichen; Dokument zu den Webinar-Terminen — die 3 möglichen Termine und ihre Konflikte

| # | Frage | Typ | Verantwortlich | Min. |
|---|---|---|---|---|
| 1 | An welchem Termin halten wir das Webinar in Q3: 9., 16. oder 23. Juli? | entscheiden | Jonas | 15 |
| 2 | Wie teilen wir das Werbebudget für Juli zwischen LinkedIn und Google auf? | entscheiden | Priya | 20 |
| 3 | Was bedeutet der Blog-Traffic im Mai für den Plan zur Bewerbung des Webinars? | diskutieren | Jonas | 5 |
| 4 | Entscheidungen und Aufgaben vorlesen | — | Mei | 5 |

**Entscheidet bei Entscheidungspunkten:** Mei

In die Vorab-Lektüre / das schriftliche Update verschoben: Die neuen Markenfarben sind final (Sam, Link im Kanal); Blog-Traffic im Mai (Jonas, im Dokument).
```

## Prüfen vor dem Senden

- [ ] Das Ergebnis ist ein Satz, der ein Resultat nennt, kein Thema.
- [ ] Jeder Punkt ist eine Frage mit Typ, einer verantwortlichen Person und Minuten; die Minuten ergeben zusammen die Dauer des Meetings.
- [ ] Mindestens ein Punkt ist vom Typ entscheiden oder diskutieren; ist es keiner, empfiehlt die Ausgabe die Absage und entwirft das Update.
- [ ] Informationspunkte über 2 Minuten stehen in der Vorab-Lektüre oder im Update, nicht im Meeting.
- [ ] Jede Vorab-Lektüre sagt, worauf zu achten ist und wann sie kommt.
- [ ] Teilnehmende, die für keinen Punkt vom Typ entscheiden oder diskutieren gebraucht werden, sind als optional markiert.

## Häufige Fehler

- Themen auflisten („Budget“) statt Fragen. Niemand weiß, wann der Punkt erledigt ist.
- Ein Entscheidungspunkt ohne Person, die entscheidet. Die Gruppe diskutiert und vereinbart dann, es „offline zu klären“.
- Statusrunden. Wenn jede Person ihr Update vorliest, ist das ein Informationspunkt, der schriftlich gehört.

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Änderungen

• v1.0.1 · 4. November 2026 · Example: the input states the year (2026), so the sync is Thursday 11 June and the pre-reads are due Wednesday 10 June, both real weekdays.
• v1.0.0 · 4. November 2026 · First release.