官方技能 · 團隊管理

決策備忘錄

v1.0.1 · 2026 年 11 月 4 日 更新

寫一份簡短的敘事式決策備忘錄：先寫建議，再寫背景、選項和取捨、風險，最後是請求、決策者和期限。

可在 Claude、ChatGPT 和程式設計代理中使用。使用 Team 和 Business 方案時，我們改進官方技能後，你 Pod 裡的這個技能會自動更新。

適用情境

• 需要創辦人、高階主管或團隊做出決定
• 會議一再結束卻沒有結論

你要提供的內容

• 以問句寫出的決定
• 決策者和期限
• 各選項和相關事實
• 你的建議

你會得到的內容

一份 1 到 2 頁的備忘錄，建議放在最前面，附選項表、風險和因應方式，以及一個請求。

運作方式

1. 先寫問題和請求 一段：需要做的決定、建議、決策者、期限，以及在期限前不做決定的代價。讀者只看到這裡也能行動。
2. 只給必要的背景 1 到 2 段：什麼改變了、為什麼是現在、我們知道什麼（附數字和來源）。刪掉決策者已經知道的來龍去脈。
3. 列出 2 到 4 個真正可行的選項 「維持現狀」可行時也要列進去。每個選項寫：是什麼、成本、時間、能帶來什麼、要放棄什麼。數字用比較表，推理用句子。
4. 把取捨講明白 用一段說明為什麼建議的選項勝出，並寫出選它要放棄什麼。如果這個選擇可以反悔，就寫出來：Bezos 在 2016 年的致股東信中把這類決定稱為「雙向門」（two-way doors），可以用輕量的流程處理。
5. 寫出風險 建議方案的前 2 到 3 個風險，每個附上因應方式和早期警訊。
6. 以請求收尾 明確寫出你需要什麼：核准方案 B、一筆預算、一個人力。寫出決策者、期限，以及獲准後的第一步。
7. 用句子寫，然後刪減 除了選項表之外，用段落而不是簡報式條列。目標是 2 頁以內。刪掉用來取代資料的形容詞（「顯著」「巨大」）。

SKILL.md 檔案

完整檔案，就是你的 AI 讀到的內容。 下載檔案

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name: decision-memo
description: 用 Amazon 的敘事風格寫一份簡短的決策備忘錄：先寫建議，再寫背景、2 到 4 個選項和各自的取捨、風險和因應方式，最後寫出請求、決策者和期限，全部用完整句子，而不是簡報條列。適用於需要創辦人、高階主管或團隊做決定，而要寫決策備忘錄、一頁式提案（one-pager）、提案書、建議文件、用敘事文取代簡報，或說「幫我把 X 的理由講清楚」時。
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# 決策備忘錄

決策備忘錄要換來的是一個決定，不是一場討論。Amazon 不用投影片簡報：他們寫有敘事結構的六頁備忘錄，在會議一開始安靜閱讀（Bezos，2017 年致股東信）。我們的看法是：完整的句子會暴露條列式藏住的模糊思考。這個技能的備忘錄很短（1 到 2 頁），建議放在第一段，結尾寫出具名的決策者和日期。

## 適用情境

- 某個選擇需要別人核准：招募、選供應商、調整價格、組織調整、自建還是外購。
- 會議一再結束卻沒有結論。
- 主管會議檢討時，用來取代簡報。
- 不適用於記錄已經做出的決定（請用 decision-record），也不適用於長篇的策略文件。

## 需要準備

- 要做的決定，寫成一個問題。
- 誰來決定、什麼時候之前。不知道時問一次；否則寫「[決策者：待確認]」。
- 考慮過的選項，以及每個選項的事實：成本、時間、效果。絕不編造數字；缺口標成「[待確認：……]」。
- 你的建議。如果撰寫者還沒有建議，就用中立的方式寫，並在第一段寫明「目前尚無建議」。

## 步驟

1. **先寫問題和請求。** 一段：需要做的決定、建議、決策者、期限，以及在期限前不做決定的代價。讀者只看到這裡也能行動。
2. **只給必要的背景。** 1 到 2 段：什麼改變了、為什麼是現在、我們知道什麼（附數字和來源）。刪掉決策者已經知道的來龍去脈。
3. **列出 2 到 4 個真正可行的選項。** 「維持現狀」可行時也要列進去。每個選項寫：是什麼、成本、時間、能帶來什麼、要放棄什麼。數字用比較表，推理用句子。
4. **把取捨講明白。** 用一段說明為什麼建議的選項勝出，並寫出選它要放棄什麼。如果這個選擇可以反悔，就寫出來：Bezos 在 2016 年的致股東信中把這類決定稱為「雙向門」（two-way doors），可以用輕量的流程處理。
5. **寫出風險。** 建議方案的前 2 到 3 個風險，每個附上因應方式和早期警訊。
6. **以請求收尾。** 明確寫出你需要什麼：核准方案 B、一筆預算、一個人力。寫出決策者、期限，以及獲准後的第一步。
7. **用句子寫，然後刪減。** 除了選項表之外，用段落而不是簡報式條列。目標是 2 頁以內。刪掉用來取代資料的形容詞（「顯著」「巨大」）。

## 輸出格式

```markdown
# [以問句寫出的決定]
**決策者：** [姓名] · **決定期限：** [日期] · **撰寫者：** [姓名] · **日期：** [日期]

## 建議
[一段：我們建議 X，因為 Y。如果 [日期] 前沒有決定，[後果]。]

## 背景
[1–2 段：什麼改變了、為什麼是現在、關鍵事實和來源]

## 選項
| | A：[名稱] | B：[名稱] | C：維持現狀 |
|---|---|---|---|
| 成本 | | | |
| 時間 | | | |
| 能帶來 | | | |
| 要放棄 | | | |

[每個選項一段，說明推理。]

## 為什麼選 [建議的選項]
[用平實的句子寫出取捨，包括要放棄什麼。可否反悔。]

## 風險
| 風險 | 因應方式 | 早期警訊 |
|---|---|---|

## 請求
請在 [日期] 前 [核准 X／預算／人力]。如果同意，第一步是由 [負責人] 在 [日期] [動作]。
```

## 範例

**輸入：** 「今天是 2026 年 11月10日（週二）。需要執行長（王思涵）在週五前決定，客服要不要從電子郵件改用 Zendesk。目前用共用的 Gmail 信箱，2 位客服人員，每月約 600 張工單，大約 5% 會漏掉（客戶來追才發現）。Zendesk Suite 報價：每位客服人員 $[待確認]。替代方案：Help Scout，比較便宜，功能比較少。或者維持現狀。我想選 Help Scout — 我們不需要 Zendesk 那麼複雜。不管選哪個，轉移都要大約 2 週。1 月是我們的續約高峰。— 劉冠宇」

**輸出：**

```markdown
# 客服是否要從共用 Gmail 信箱改用客服系統？
**決策者：** 王思涵 · **決定期限：** 11月13日（週五） · **撰寫者：** 劉冠宇 · **日期：** 11月10日

## 建議
我們建議把客服改到 Help Scout。它能解決工單漏接的問題，成本和設定工作量都比 Zendesk 低；Zendesk 提供的功能以我們的規模用不到。如果週五前決定，轉移會在 1 月的續約高峰之前完成；晚一點開始就會撞上高峰。

## 背景
兩位客服人員用一個共用 Gmail 信箱，每月處理約 600 張工單。約 5% 的工單（每月約 30 張）會漏掉，直到客戶來追才發現。目前沒辦法看出每張工單由誰負責，也看不出客戶等了多久。兩套工具的轉移都需要約 2 週。

## 選項
| | A：Help Scout | B：Zendesk Suite | C：繼續用 Gmail |
|---|---|---|---|
| 成本 | [待確認：報價] | 每位客服人員 [待確認：報價] | 不另外花錢 |
| 時間 | 約 2 週 | 約 2 週 | 無 |
| 能帶來 | 負責人指派、狀態、報表 [待確認：方案功能] | 同左，再加上進階分派和更大的應用程式生態系 [待確認：方案功能] | 沒有新東西 |
| 要放棄 | 目前還用不到的進階分派 | 更多設定和管理時間 | 每月約 30 張工單繼續漏掉 |

Help Scout 涵蓋我們缺少的 3 件事：指派、狀態和報表。Zendesk 多了為較大團隊設計的分派和自動化。維持現狀不用花軟體費用，但每天大約還是會漏掉一張工單。

## 為什麼選 Help Scout
我們放棄 Zendesk 的成長空間，換來一套 2 位客服人員不需要系統管理員也能自己運作的簡單工具。這個決定可以反悔：如果日後 Help Scout 不夠用，工單紀錄可以匯出 [待確認：匯出條款]。

## 風險
| 風險 | 因應方式 | 早期警訊 |
|---|---|---|
| 轉移期間漏掉工單 | 兩個信箱並行 1 週 | 客戶回覆舊的郵件串 |
| 客服人員抗拒新工具 | 由客服人員決定工單狀態 | 第 2 週後仍有工單從 Gmail 回覆 |

## 請求
請在 11月13日（週五）前核准 Help Scout 和它的年費 [待確認：報價]。如果同意，劉冠宇會在 11月16日（週一）開始設定試用。
```

## 寄出前檢查

- [ ] 建議、決策者和期限都在第一段。
- [ ] 有 2 到 4 個選項，每個都寫了要放棄什麼；「維持現狀」可行時也列進去。
- [ ] 每個數字都有輸入裡的來源，或標上「[待確認：……]」。
- [ ] 備忘錄寫明這個決定能否反悔。
- [ ] 結尾是一個具體的請求，以及獲准後的第一步。
- [ ] 篇幅在 2 頁以內。

## 常見錯誤

- 賣關子：背景寫一整頁，建議放最後。建議要放在最前面。
- 稻草人式的選項清單，只有一個選擇說得通。決策者看得出來，信任就會下降。
- 隱藏建議方案的缺點。寫出要放棄什麼；那正是決策者會問的。

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• v1.0.1 · 2026 年 11 月 4 日 · Example: the deadline is Friday 13 Nov and the start Monday 16 Nov (2026 weekdays), and the input now gives today's date (Tuesday 10 Nov 2026), the author and the January renewal peak; what each tool's plan includes is marked to check.
• v1.0.0 · 2026 年 11 月 4 日 · First release.