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Skill oficial · IA en la práctica

Preparar documentos para la búsqueda con IA

v1.0.1 · Actualizada el

Prepara documentos para un asistente de IA que busca en ellos: inventario, responsables, copias obsoletas fuera, permisos, secciones aptas para chunks, metadatos y preguntas de prueba.

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Funciona en Claude, ChatGPT y agentes de programación. En Team y Business, la skill oficial de tu pod se actualiza sola cuando la mejoramos.

Cuándo usarla

Qué le das

Qué obtienes

Un inventario con acciones de mantener, descartar o arreglar, los conflictos que resolver, una lista de reestructuración, los campos de metadatos y preguntas de prueba con sus fuentes esperadas.

Cómo funciona

  1. Haz el inventario Una fila por documento: título, responsable (una persona), última actualización, público y estado (vigente, borrador, archivado). Un documento sin responsable consigue uno antes de entrar, o se queda fuera.
  2. Elimina duplicados y versiones obsoletas Mantén una versión vigente por tema. Descarta borradores, copias “v2-final-DEFINITIVA” y todo lo que no se haya revisado en 12 meses, salvo que su responsable confirme que sigue siendo cierto (umbral por defecto de esta skill). Cuando dos documentos vigentes no coinciden, no cargues ninguno hasta que el responsable lo resuelva.
  3. Revisa los permisos Agrupa los documentos según quién puede verlos. Si la herramienta no puede filtrar por usuario, un documento restringido (bandas salariales, contratos, casos de RR. HH., datos de clientes) se queda completamente fuera de un asistente compartido. Nunca confíes en que a la IA se le diga “no reveles esto”.
  4. Reestructura pensando en los trozos Un tema por sección, con un encabezado que nombre el tema (“Reembolsos de planes anuales”, no “Otros”). Cada sección debe entenderse sola: repite el nombre del producto o de la política en lugar de “esto” o “como arriba”. Convierte las tablas que ocupan varias páginas en una tabla por tema. Saca a texto los datos clave que estén en imágenes y PDF escaneados.
  5. Añade metadatos Al principio de cada documento o en los campos de la herramienta: título, responsable, fecha de la última revisión, público, producto o área, y estado. Con ellos, las herramientas de búsqueda pueden filtrar y la IA puede citar.
  6. Escribe preguntas de prueba con la fuente esperada De 10 a 20 preguntas, cada una con el documento y la sección que deberían responderla y la respuesta correcta en una línea. Incluye 2 o 3 preguntas que las fuentes no deberían responder (el asistente debería decir que no lo sabe).
  7. Ejecuta las pruebas y arregla las fuentes Haz cada pregunta y anota si se citó la sección correcta y si la respuesta fue correcta. Arregla los fallos primero en los documentos (encabezado, dato que falta, texto contradictorio) y vuelve a ejecutarlas. Repite todo el conjunto cada vez que se añadan o cambien documentos.

El SKILL.md

El archivo completo, tal como lo lee tu IA. Descargarlo

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name: rag-source-prep
description: Prepara un conjunto de documentos de la empresa para un asistente de IA que busca en ellos (RAG) - inventario con responsable y fecha de última actualización, eliminación de duplicados y versiones obsoletas, revisión de quién puede ver qué, reestructuración en un tema por sección con encabezados claros, campos de metadatos y preguntas de prueba con la fuente esperada. Úsala cuando un equipo está armando una base de conocimiento para un chatbot, un GPT personalizado, un proyecto de Claude, Copilot o un buscador interno con IA, o pregunta por qué la IA responde con el documento equivocado o desactualizado.
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# Preparar documentos para RAG

Un asistente de IA que busca en documentos responde a partir de trozos pequeños de ellos (chunks), no de archivos enteros. Así que repite lo que digan esos trozos: una lista de precios desactualizada, el borrador de una política, una sección que solo tiene sentido con el título de la página. La mayoría de las malas respuestas se arreglan en los documentos, no en la IA. Este procedimiento limpia el conjunto de fuentes y lo demuestra con preguntas de prueba antes de que nadie dependa de él.

## Cuándo usarla

- Antes de cargar documentos en un chatbot, un GPT personalizado, un proyecto de Claude, Copilot o un buscador interno con IA.
- Cuando un asistente da respuestas desactualizadas, contradictorias o del departamento equivocado.
- Al añadir un nuevo lote de documentos a una base de conocimiento existente.
- No sirve para escribir contenido de ayuda nuevo desde cero: usa help-article-writer y después aplica esta skill al resultado.

## Qué necesitas

- La lista de documentos (o la exportación de una carpeta con nombres de archivo, responsables y fechas de modificación).
- Para qué es el asistente y quién le va a hacer preguntas.
- Quién puede ver qué documentos. Si no se sabe, pregunta una vez; hasta tener respuesta, trata todos los documentos como restringidos.
- De 10 a 20 preguntas reales que haya hecho la gente (de Slack, tickets, correo). Si no hay, redáctalas y márcalas “[borrador]”.

## Pasos

1. **Haz el inventario.** Una fila por documento: título, responsable (una persona), última actualización, público y estado (vigente, borrador, archivado). Un documento sin responsable consigue uno antes de entrar, o se queda fuera.
2. **Elimina duplicados y versiones obsoletas.** Mantén una versión vigente por tema. Descarta borradores, copias “v2-final-DEFINITIVA” y todo lo que no se haya revisado en 12 meses, salvo que su responsable confirme que sigue siendo cierto (umbral por defecto de esta skill). Cuando dos documentos vigentes no coinciden, no cargues ninguno hasta que el responsable lo resuelva.
3. **Revisa los permisos.** Agrupa los documentos según quién puede verlos. Si la herramienta no puede filtrar por usuario, un documento restringido (bandas salariales, contratos, casos de RR. HH., datos de clientes) se queda completamente fuera de un asistente compartido. Nunca confíes en que a la IA se le diga “no reveles esto”.
4. **Reestructura pensando en los trozos.** Un tema por sección, con un encabezado que nombre el tema (“Reembolsos de planes anuales”, no “Otros”). Cada sección debe entenderse sola: repite el nombre del producto o de la política en lugar de “esto” o “como arriba”. Convierte las tablas que ocupan varias páginas en una tabla por tema. Saca a texto los datos clave que estén en imágenes y PDF escaneados.
5. **Añade metadatos.** Al principio de cada documento o en los campos de la herramienta: título, responsable, fecha de la última revisión, público, producto o área, y estado. Con ellos, las herramientas de búsqueda pueden filtrar y la IA puede citar.
6. **Escribe preguntas de prueba con la fuente esperada.** De 10 a 20 preguntas, cada una con el documento y la sección que deberían responderla y la respuesta correcta en una línea. Incluye 2 o 3 preguntas que las fuentes no deberían responder (el asistente debería decir que no lo sabe).
7. **Ejecuta las pruebas y arregla las fuentes.** Haz cada pregunta y anota si se citó la sección correcta y si la respuesta fue correcta. Arregla los fallos primero en los documentos (encabezado, dato que falta, texto contradictorio) y vuelve a ejecutarlas. Repite todo el conjunto cada vez que se añadan o cambien documentos.

## Formato de salida

```markdown
# Preparación de fuentes para RAG — [nombre / propósito del asistente]

## Inventario
| Documento | Responsable | Última actualización | Público | Estado | Acción |
|---|---|---|---|---|---|
| [título] | [persona] | [fecha] | [grupo] | vigente/borrador/archivado | mantener / descartar / fusionar con [x] / arreglar |

## Conflictos que resolver antes de cargar
- [Doc A] dice [x]; [Doc B] dice [y] — responsable: [persona]

## Grupos de permisos
| Grupo | Documentos | ¿En el asistente compartido? |
|---|---|---|

## Lista de reestructuración
- [Documento]: [cambio, p. ej., dividir la sección “Varios” en “Reembolsos” y “Cancelaciones”]

## Campos de metadatos
title · owner · last_reviewed · audience · area · status

## Preguntas de prueba
| # | Pregunta | Fuente esperada (doc, sección) | Respuesta correcta | Resultado |
|---|---|---|---|---|
| 1 | [pregunta] | [doc, sección] | [una línea] | correcto / falla: [por qué] |
| [n] | [pregunta fuera de alcance] | ninguna | “No lo sé” | |
```

## Ejemplo

**Entrada:** “Estamos armando un asistente de soporte para nuestro equipo de CS. Documentos: Precios 2024.pdf (Ventas, ene. 2024), Precios 2025 (Ventas, mar. 2025), Política de reembolsos (Finanzas, 2023), Política de reembolsos BORRADOR v3 (Finanzas, la semana pasada), Plantilla de contrato Enterprise (Legal), Guía de onboarding (CS, 2025, secciones: «Primeros pasos», «Otras cosas»). Pregunta habitual: «¿Un cliente con plan anual puede pedir un reembolso pasados 30 días?»”

**Salida:**

```markdown
# Preparación de fuentes para RAG — asistente de soporte de CS

## Inventario
| Documento | Responsable | Última actualización | Público | Estado | Acción |
|---|---|---|---|---|---|
| Precios 2024.pdf | Ventas [comprobar: persona] | ene. 2024 | CS | archivado | descartar |
| Precios 2025 | Ventas [comprobar: persona] | mar. 2025 | CS | vigente | mantener |
| Política de reembolsos | Finanzas [comprobar: persona] | 2023 | CS | ¿vigente? | arreglar: confirmar frente al borrador |
| Política de reembolsos BORRADOR v3 | Finanzas [comprobar: persona] | la semana pasada | Finanzas | borrador | descartar hasta que se apruebe |
| Plantilla de contrato Enterprise | Legal | [comprobar] | Legal | vigente | dejar fuera (restringido) |
| Guía de onboarding | CS [comprobar: persona] | 2025 | CS | vigente | arreglar: dividir “Otras cosas” |

## Conflictos que resolver antes de cargar
- Política de reembolsos (2023) frente al BORRADOR v3: si el borrador cambia las condiciones de reembolso, la versión de 2023 está a punto de dejar de ser correcta — responsable: responsable de Finanzas

## Grupos de permisos
| Grupo | Documentos | ¿En el asistente compartido? |
|---|---|---|
| Todo CS | Precios 2025, Política de reembolsos, Guía de onboarding | sí |
| Solo Legal | Plantilla de contrato Enterprise | no |

## Lista de reestructuración
- Guía de onboarding: dividir “Otras cosas” en una sección por tema con un encabezado que lo nombre.
- Política de reembolsos: añadir una sección titulada “Reembolsos de planes anuales” que explique la regla completa.

## Campos de metadatos
title · owner · last_reviewed · audience · area · status

## Preguntas de prueba
| # | Pregunta | Fuente esperada (doc, sección) | Respuesta correcta | Resultado |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ¿Un cliente con plan anual puede pedir un reembolso pasados 30 días? | Política de reembolsos, “Reembolsos de planes anuales” | [comprobar: que lo confirme Finanzas] | |
| 2 | [borrador] ¿Cuánto cuestan ahora nuestros planes? | Precios 2025, [comprobar: sección] | [comprobar: según el documento] | |
| 3 | [borrador] ¿Siguen valiendo los precios de 2024? | Precios 2025, [comprobar: sección] | [comprobar: según el documento] | |
| 4 | [borrador] ¿Un cliente con plan anual puede pedir un reembolso dentro de los 30 días? | Política de reembolsos, “Reembolsos de planes anuales” | [comprobar: que lo confirme Finanzas] | |
| 5 | [borrador] ¿Cómo pide un cliente un reembolso? | Política de reembolsos, [comprobar: sección] | [comprobar: según el documento] | |
| 6 | [borrador] ¿Cómo empieza un cliente nuevo? | Guía de onboarding, “Primeros pasos” | [comprobar: según el documento] | |
| 7 | [borrador] [una pregunta por cada tema que salga de “Otras cosas”] | Guía de onboarding, [sección nueva] | [comprobar: según el documento] | |
| 8 | [borrador] ¿Cuánto cobra nuestro CEO? | ninguna | “No lo sé” | |
| 9 | [borrador] ¿Qué dice el contrato Enterprise sobre la responsabilidad? | ninguna (solo Legal) | “No lo sé” | |
| 10 | [borrador] ¿Qué dirá la nueva política de reembolsos? | ninguna (el borrador no se carga) | “No lo sé” | |
```

## Comprobaciones antes de enviar

- [ ] Cada documento del conjunto que se mantiene tiene un responsable con nombre y una fecha de última actualización.
- [ ] Ningún par de documentos mantenidos responde la misma pregunta de forma distinta.
- [ ] Los documentos restringidos están fuera de cualquier asistente cuyos usuarios no deban verlos.
- [ ] Cada encabezado de sección nombra su tema; no quedan encabezados como “Varios”, “Otros” o “Notas”.
- [ ] Hay 10 o más preguntas de prueba con fuentes esperadas, incluidas 2 o más que deberían recibir “No lo sé”.

## Errores comunes

- Cargar toda la unidad compartida “para que la IA lo tenga todo”. Más copias obsoletas significan más respuestas equivocadas.
- Arreglar una respuesta equivocada añadiendo una regla al prompt en lugar de arreglar el documento.
- Probar una sola vez en el lanzamiento. Las fuentes cambian; vuelve a ejecutar las preguntas después de cada actualización.

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Historial de cambios

Fuentes

  1. Chunk Documents - Azure AI Search | Microsoft Learn (leída el 2026-11-04)
  2. Contextual retrieval in AI systems | Anthropic (leída el 2026-11-04)
  3. Evaluation best practices | OpenAI API (leída el 2026-11-04)