官方技能 · AI 实践

为 AI 检索整理文档

v1.0.1 · 2026年11月4日 更新

为检索文档作答的 AI 助手整理资料：建清单、定负责人、去掉过期副本、检查权限、按片段分节、添加元数据、写测试问题。

可在 Claude、ChatGPT 和编程智能体中使用。在 Team 和 Business 套餐中，Pod 里的官方技能会在我们改进后自动更新到最新版。

适用场景

• 你要把文档导入聊天机器人、自定义 GPT 或 Claude 项目
• 助手引用了过期或错误的文档来回答

你需要提供

• 附负责人和日期的文档清单
• 助手的用途
• 谁能看什么
• 大家真正问过的问题

你会得到

一份标明保留/删除/修改的文档清单、待解决的冲突、结构调整清单、元数据字段，以及带预期来源的测试问题。

工作方式

1. 建立清单 每份文档一行：标题、负责人（具体的人）、最近更新日期、读者和状态（现行、草稿、已归档）。没有负责人的文档，先指定负责人再导入，否则不导入。
2. 去掉重复和过期版本 每个主题只保留一个现行版本。删掉草稿、“v2-最终版-最终最终版”之类的副本，以及 12 个月内没有复核过的内容，除非负责人确认它仍然准确（本技能的默认阈值）。两份现行文档说法不一致时，在负责人解决之前，两份都不导入。
3. 检查权限 按谁能看把文档分组。如果工具不能按用户过滤，受限文档（薪资级别、合同、人事案例、客户数据）就完全不放进共享助手。绝不依赖告诉 AI“不要透露这个”。
4. 按片段重新组织结构 每节一个主题，标题点明主题（“年付套餐的退款”，而不是“其他”）。每节都必须能单独看懂：重复产品或制度名称，而不是写“它”或“同上”。跨页的表格改成每个主题一张表。把图片和扫描版 PDF 里的关键事实转成文字。
5. 添加元数据 在每份文档开头或工具的字段里填写：标题、负责人、最近复核日期、读者、产品或业务范围、状态。检索工具可以用这些来过滤，AI 也可以据此注明出处。
6. 写出带预期来源的测试问题 10 到 20 个问题，每个都写明应该由哪份文档的哪一节回答，以及一句话的正确答案。包含 2 到 3 个资料不应回答的问题（助手应该说不知道）。
7. 运行测试并修正资料 逐个提问，记录是否引用了正确的章节、答案是否正确。先在文档里修正失败项（标题、缺失的事实、相互矛盾的副本），再重新运行。每次新增或修改文档后，都把整套问题重新跑一遍。

SKILL.md 全文

这就是 AI 读取的完整文件。 下载

---
name: rag-source-prep
description: 为检索文档作答的 AI 助手（RAG）整理一批公司文档：建立清单并注明负责人和最近更新日期，去掉重复和过期版本，检查谁能看什么，改成每节一个主题、标题清楚的结构，添加元数据字段，并写出带预期来源的测试问题。当团队为聊天机器人、自定义 GPT、Claude 项目、Copilot 或内部 AI 搜索搭建知识库，或者问为什么 AI 引用了错误或过期的文档时使用。
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# RAG 资料整理

检索文档的 AI 助手是根据文档的小片段（chunk）来回答的，而不是整份文件。所以片段里写什么，它就重复什么：过期的价格表、制度草稿、离开页面标题就看不懂的段落。大多数糟糕的回答要在文档里修，而不是在 AI 上修。这套流程先清理资料，再用测试问题证明它可靠，然后才让人依赖它。

## 适用场景

- 把文档导入聊天机器人、自定义 GPT、Claude 项目、Copilot 或内部 AI 搜索之前。
- 助手给出过期、相互矛盾或属于别的部门的回答。
- 给现有知识库新增一批文档时。
- 不适用于从零写新的帮助内容：先用 help-article-writer，再对结果执行这套流程。

## 需要准备

- 文档清单（或包含文件名、负责人和修改日期的文件夹导出）。
- 助手的用途，以及谁会向它提问。
- 谁能看哪些文档。如果不清楚，问一次；在得到答复之前，把每份文档都当作受限文档。
- 10 到 20 个大家真正问过的问题（来自企业微信、钉钉、Slack、工单、邮件）。如果没有，就起草一些，并标注“[草稿]”。

## 步骤

1. **建立清单。** 每份文档一行：标题、负责人（具体的人）、最近更新日期、读者和状态（现行、草稿、已归档）。没有负责人的文档，先指定负责人再导入，否则不导入。
2. **去掉重复和过期版本。** 每个主题只保留一个现行版本。删掉草稿、“v2-最终版-最终最终版”之类的副本，以及 12 个月内没有复核过的内容，除非负责人确认它仍然准确（本技能的默认阈值）。两份现行文档说法不一致时，在负责人解决之前，两份都不导入。
3. **检查权限。** 按谁能看把文档分组。如果工具不能按用户过滤，受限文档（薪资级别、合同、人事案例、客户数据）就完全不放进共享助手。绝不依赖告诉 AI“不要透露这个”。
4. **按片段重新组织结构。** 每节一个主题，标题点明主题（“年付套餐的退款”，而不是“其他”）。每节都必须能单独看懂：重复产品或制度名称，而不是写“它”或“同上”。跨页的表格改成每个主题一张表。把图片和扫描版 PDF 里的关键事实转成文字。
5. **添加元数据。** 在每份文档开头或工具的字段里填写：标题、负责人、最近复核日期、读者、产品或业务范围、状态。检索工具可以用这些来过滤，AI 也可以据此注明出处。
6. **写出带预期来源的测试问题。** 10 到 20 个问题，每个都写明应该由哪份文档的哪一节回答，以及一句话的正确答案。包含 2 到 3 个资料不应回答的问题（助手应该说不知道）。
7. **运行测试并修正资料。** 逐个提问，记录是否引用了正确的章节、答案是否正确。先在文档里修正失败项（标题、缺失的事实、相互矛盾的副本），再重新运行。每次新增或修改文档后，都把整套问题重新跑一遍。

## 输出格式

```markdown
# RAG 资料整理 — [助手名称 / 用途]

## 文档清单
| 文档 | 负责人 | 最近更新 | 读者 | 状态 | 处理 |
|---|---|---|---|---|---|
| [标题] | [人] | [日期] | [群体] | 现行/草稿/已归档 | 保留 / 删除 / 合并到 [x] / 修改 |

## 导入前需要解决的冲突
- [文档 A] 说 [x]；[文档 B] 说 [y] — 负责人：[人]

## 权限分组
| 分组 | 文档 | 放进共享助手？ |
|---|---|---|

## 结构调整清单
- [文档]：[调整内容，例如把“杂项”一节拆成“退款”和“取消”]

## 元数据字段
title · owner · last_reviewed · audience · area · status

## 测试问题
| # | 问题 | 预期来源（文档，章节） | 正确答案 | 结果 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | [问题] | [文档，章节] | [一句话] | 通过 / 失败：[原因] |
| [n] | [超出范围的问题] | 无 | “我不知道” | |
```

## 示例

**输入：** “在给客户成功团队搭一个客服助手。文档：《2024 价格表》.pdf（销售部，2024 年 1 月）、《2025 价格表》（销售部，2025 年 3 月）、《退款制度》（财务部，2023 年）、《退款制度 草稿 v3》（财务部，上周）、《企业客户合同模板》（法务部）、《客户上手指南》（客户成功部，2025 年，章节：‘快速开始’‘其他内容’）。常见问题：‘年付客户过了 30 天还能退款吗？’”

**输出：**

```markdown
# RAG 资料整理 — 客户成功客服助手

## 文档清单
| 文档 | 负责人 | 最近更新 | 读者 | 状态 | 处理 |
|---|---|---|---|---|---|
| 《2024 价格表》.pdf | 销售部 [待确认：具体负责人] | 2024 年 1 月 | 客户成功 | 已归档 | 删除 |
| 《2025 价格表》 | 销售部 [待确认：具体负责人] | 2025 年 3 月 | 客户成功 | 现行 | 保留 |
| 《退款制度》 | 财务部 [待确认：具体负责人] | 2023 年 | 客户成功 | 现行？ | 修改：与草稿核对确认 |
| 《退款制度 草稿 v3》 | 财务部 [待确认：具体负责人] | 上周 | 财务 | 草稿 | 批准前不导入 |
| 《企业客户合同模板》 | 法务部 | [待确认] | 法务 | 现行 | 不导入（受限） |
| 《客户上手指南》 | 客户成功部 [待确认：具体负责人] | 2025 年 | 客户成功 | 现行 | 修改：拆分“其他内容” |

## 导入前需要解决的冲突
- 《退款制度》（2023 年）与《草稿 v3》：如果草稿修改了退款条款，2023 年版很快就会出错 — 负责人：财务负责人

## 权限分组
| 分组 | 文档 | 放进共享助手？ |
|---|---|---|
| 全体客户成功 | 《2025 价格表》、《退款制度》、《客户上手指南》 | 是 |
| 仅法务 | 《企业客户合同模板》 | 否 |

## 结构调整清单
- 《客户上手指南》：把“其他内容”按主题拆成多节，每节一个明确的标题。
- 《退款制度》：新增一节“年付套餐的退款”，完整写明规则。

## 元数据字段
title · owner · last_reviewed · audience · area · status

## 测试问题
| # | 问题 | 预期来源（文档，章节） | 正确答案 | 结果 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 年付客户过了 30 天还能退款吗？ | 《退款制度》，“年付套餐的退款” | [待确认：由财务部确认] | |
| 2 | [草稿] 现在各套餐多少钱？ | 《2025 价格表》，[待确认：章节] | [待确认：以文档为准] | |
| 3 | [草稿] 2024 年的价格还有效吗？ | 《2025 价格表》，[待确认：章节] | [待确认：以文档为准] | |
| 4 | [草稿] 年付客户在 30 天内能退款吗？ | 《退款制度》，“年付套餐的退款” | [待确认：由财务部确认] | |
| 5 | [草稿] 客户怎么申请退款？ | 《退款制度》，[待确认：章节] | [待确认：以文档为准] | |
| 6 | [草稿] 新客户从哪里开始？ | 《客户上手指南》，“快速开始” | [待确认：以文档为准] | |
| 7 | [草稿] [从“其他内容”拆出的每个主题各一个问题] | 《客户上手指南》，[新章节] | [待确认：以文档为准] | |
| 8 | [草稿] 我们 CEO 的工资是多少？ | 无 | “我不知道” | |
| 9 | [草稿] 企业客户合同里的赔偿责任是怎么约定的？ | 无（仅法务部） | “我不知道” | |
| 10 | [草稿] 新的退款制度会怎么写？ | 无（草稿未导入） | “我不知道” | |
```

## 发送前检查

- [ ] “保留”的每份文档都有具体负责人和最近更新日期。
- [ ] 保留的文档中，没有两份对同一个问题给出不同答案。
- [ ] 受限文档不在任何其用户不该看到它们的助手里。
- [ ] 每个章节标题都点明了主题；不再有“杂项”“其他”或“备注”这类标题。
- [ ] 至少有 10 个带预期来源的测试问题，其中至少 2 个应该得到“我不知道”。

## 常见错误

- 把整个共享盘都导进去，“让 AI 什么都有”。过期副本越多，错误回答就越多。
- 在提示词里加规则来修正错误回答，而不是去改文档。
- 只在上线时测一次。资料会变；每次更新后都把问题重新跑一遍。

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更新记录

• v1.0.1 · 2026年11月4日 · Example: 10 test questions, 3 of them out of scope, with every question beyond the input's one marked [draft].
• v1.0.0 · 2026年11月4日 · First release.