Getting Things Done: fünf Schritte zu einem freien Kopf

Für wen es passt, und wann nicht

Nutze es, wenn eine To-do-Liste lang, vage und belastend ist, nach einem Urlaub oder einem hektischen Launch oder als wöchentliche Gewohnheit. Es funktioniert für Einzelne und für kleine Teams, die Listen teilen.

Es verwaltet die Arbeit, die du übernommen hast; es wählt nicht deine Ziele. Für die Quartalsprioritäten eines Teams siehe Measure What Matters.

Die Kernideen

Offene Schleifen. Alles, was du zugesagt hast und was nicht erledigt ist, beruflich oder privat, bindet Aufmerksamkeit, bis es an einem Ort erfasst ist, dem du vertraust.

Nächste Schritte. „Budget“ ist kein Schritt. „Die Ist-Zahlen für Q2 in die Budgettabelle übernehmen“ ist einer. Allens Frage lautet, was der allernächste körperliche, sichtbare Schritt ist.

Projekte. Jedes Ergebnis, das mehr als einen Schritt braucht. Jedes braucht mindestens einen nächsten Schritt auf einer Liste.

Die Zwei-Minuten-Regel. Wenn es weniger als zwei Minuten dauert, erledige es jetzt.

Listen, nicht eine Liste. Nächste Schritte nach Kontext (am Computer, am Telefon, unterwegs), eine Warten-auf-Liste, ein Kalender nur für Dinge, die an einem bestimmten Tag passieren müssen, Irgendwann/Vielleicht und Nachschlagematerial.

Der Wochenrückblick. Einmal pro Woche alles auf den aktuellen Stand bringen: Eingänge leeren, prüfen, ob jedes Projekt einen nächsten Schritt hat, in den Kalender schauen und die Irgendwann-Punkte durchsehen. Ohne ihn veralten die Listen.

Ein kleines Beispiel

Ein ausgedachtes Beispiel. Eine Gedankensammlung am Montag: Budget für Q3; ein Kollege fragt nach dem Lieferantenvertrag; Zahnarzt; Büroumzug im September; Idee für einen Team-Newsletter; seit zwei Wochen Warten auf die Prüfung einer Geheimhaltungsvereinbarung durch die Rechtsabteilung; Präsentation für das Aufsichtsgremium fällig am Donnerstag; ein Artikel zum Lesen; Zusage für eine Einladung zum Mittagessen; ein alter Konferenzflyer; Autoversicherung verlängert sich am 30. Juni.

So machst du einen Wochenrückblick

1. Erfassen: Schreib alles auf, was dich beschäftigt.
2. Kläre jeden Punkt: Papierkorb, Nachschlagematerial, Irgendwann oder zu tun mit einem nächsten Schritt.
3. Erledige die Zwei-Minuten-Punkte sofort.
4. Organisiere den Rest in Projekte, nächste Schritte nach Kontext, Warten auf, Kalender und Irgendwann.
5. Prüfe, ob jedes Projekt einen nächsten Schritt hat und jeder Warten-auf-Punkt ein Datum zum Nachhaken.
6. Schau dir die nächsten zwei Wochen im Kalender an.
7. Wähle, wo du anfängst.

Der Skill Capture and clarify weekly review macht aus deiner Gedankensammlung diese Listen und markiert, was veraltet ist.

Häufige Fehler

• Projekte als Aufgaben notiert. Ohne nächsten Schritt bewegt sich nichts.
• Wünsche im Kalender. Der Kalender ist für das, was an diesem Tag passieren muss.
• Den Wochenrückblick auslassen.
• Manche Punkte im Kopf behalten. Das System funktioniert nur, wenn es alles enthält.

Woher es kommt

David Allen, Berater für Produktivität, veröffentlichte Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity 2001 und 2015 eine überarbeitete Ausgabe, die ein Jahrzehnt technischer Veränderungen berücksichtigt. Auf Deutsch erscheint es bei Piper als „Wie ich die Dinge geregelt kriege“. „Getting Things Done“ und „GTD“ sind Marken ihres Inhabers.

Diese Seite ist eine unabhängige Zusammenfassung in unseren eigenen Worten. Sie hat keine Verbindung zu David Allen, der David Allen Company oder den Verlagen und wurde von ihnen nicht gebilligt. Der Buchtitel dient nur dazu, das Buch zu benennen. Weitere Erklärungen findest du in der Übersicht der Wirtschaftsbücher.

Fragen

Welche fünf Schritte hat Getting Things Done?

Erfassen, was deine Aufmerksamkeit bindet, klären, was jeder Punkt bedeutet und was der nächste Schritt ist, die Erinnerungen dort organisieren, wo sie hingehören, sie regelmäßig durchsehen und erledigen, indem du wählst, was du tust.

Was ist die Zwei-Minuten-Regel?

Wenn der nächste Schritt bei einem Punkt weniger als zwei Minuten dauert, erledige ihn sofort, weil das Nachverfolgen länger dauern würde als das Erledigen.

Was ist ein Projekt bei GTD?

Jedes Ergebnis, das mehr als einen Schritt braucht. Jedes Projekt braucht mindestens einen festgelegten nächsten Schritt, damit es vorankommt.