Getting Things Done：讓腦袋清爽的五個步驟

適合誰，什麼時候不適合

當待辦清單又長、又模糊、又讓人有壓力時，在假期或忙碌的上市之後，或當作每週的習慣使用。它適用於個人，也適用於共享清單的小團隊。

它管理的是你已經接下的工作；它不會替你選擇目標。團隊的季度優先事項，請見 Measure What Matters。

核心觀念

未完成的迴圈。任何你承諾過卻還沒完成的事，不論在工作上或家裡，都會一直占用注意力，直到它被記在某個你信任的地方。

下一步行動。「預算」不是行動。「把第二季實際數字拉進預算表」才是。艾倫問的是：最近的下一個具體、看得見的行動是什麼？

專案。任何需要不只一個行動的結果。每個專案至少要在某份清單上有一個下一步行動。

兩分鐘法則。如果不到兩分鐘就能做完，現在就做。

多份清單，而不是一份。依情境分類的下一步行動（在電腦前、打電話、外出辦事）、等待中清單、只放某天一定要發生的事的行事曆、將來／也許，以及參考資料。

每週回顧。每週一次，讓一切保持最新：清空收件匣、確認每個專案都有下一步行動、看看行事曆、檢視將來／也許的項目。少了它，清單就會過時。

一個小例子

以下是虛構的示例。週一把腦中的事全倒出來：第三季預算；同事要供應商合約；看牙醫；9 月搬辦公室；團隊電子報的點子；等法務審閱保密協議已經兩週；週四要交的董事會簡報；一篇要讀的文章；回覆接受午餐邀約；一張舊的研討會傳單；6 月 30 日到期的汽車保險。

如何做每週回顧

1. 捕捉：寫下腦中所有的事。
2. 逐項理清：丟掉、參考資料、將來／也許，或是需要行動並寫出下一步行動。
3. 兩分鐘內能完成的現在就做。
4. 把其餘的整理到專案、依情境分類的下一步行動、等待中、行事曆和將來／也許。
5. 確認每個專案都有下一步行動，每個等待中的項目都有追蹤日期。
6. 看看行事曆上接下來兩週。
7. 選擇從哪裡開始。

捕捉、理清與每週回顧技能會把你倒出來的事整理成這些清單，並標出已經過時的項目。

常見錯誤

• 把專案寫成任務。沒有下一步行動，什麼都不會推進。
• 把願望寫進行事曆。行事曆是給那一天一定要發生的事用的。
• 跳過每週回顧。
• 有些事還留在腦袋裡。系統只有在裝下所有事情時才有效。

出處

生產力顧問大衛．艾倫在 2001 年出版 Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity，並在 2015 年推出修訂版，反映十年來科技的變化。繁體中文版《搞定！》由商業周刊於 2016 年出版。「Getting Things Done」和「GTD」是其所有人的商標。

本頁是我們用自己的話寫的獨立摘要，與大衛．艾倫、David Allen Company 及出版社沒有關聯，也未獲其認可。書名僅用於指稱該書。更多解說請見商業書籍解說。

常見問題

Getting Things Done 的五個步驟是什麼？

捕捉讓你分心的事，理清每件事的意義和下一步行動，把提醒整理到它該在的地方，經常回顧來檢視它們，然後選擇要做什麼並執行。

什麼是兩分鐘法則？

如果一件事的下一步行動不到兩分鐘就能完成，就馬上做，因為追蹤它花的時間會比做完它還久。

GTD 裡的專案是什麼？

任何需要不只一個行動才能達成的結果。每個專案至少要有一個明確的下一步行動，才能持續推進。