『ストレスフリーの整理術 はじめてのGTD』：頭をすっきりさせる 5 つのステップ

どんなときに使うか

やることリストが長く、あいまいで、気が重いとき、休暇や忙しい発売のあと、そして毎週の習慣として使います。個人にも、一覧を共有する小さなチームにも向いています。

GTD は引き受けた仕事を管理するもので、目標を選ぶものではありません。チームの四半期の優先順位は『Measure What Matters』の解説を参照してください。

押さえておく考え方

気になること。仕事でも家でも、引き受けて終わっていないことは、信頼できる場所に書き出すまで注意を奪い続けます。

次の行動。「予算」は行動ではありません。「第 2 四半期の実績を予算表に入れる」は行動です。アレンの問いは、次の具体的で目に見える行動は何か、です。

プロジェクト。2 つ以上の行動が要る成果のことです。どれにも、一覧に少なくとも 1 つの次の行動が要ります。

2 分ルール。2 分かからないなら、いまやります。

一覧は 1 つではない。状況別の次の行動（パソコン、電話、外出先）、連絡待ち、その日にしなければならないことだけを入れるカレンダー、いつかやる、そして資料。

週次レビュー。週に 1 回、すべてを最新にします。受け箱を空にし、どのプロジェクトにも次の行動があるかを確かめ、カレンダーを見て、いつかやることを見直します。これがないと、一覧は古くなります。

小さな例で試す

説明のための架空の例です。月曜に頭の中を書き出しました。第 3 四半期の予算、仕入れ先の契約書を求める同僚、歯医者、9 月のオフィス移転、チームのニュースレターの案、法務に頼んだ NDA の確認を 2 週間待っている、木曜締め切りの取締役会の資料、読みたい記事、昼食の誘いに返事、古い展示会のちらし、6 月 30 日に更新の自動車保険。

週次レビューの手順

1. 把握する。気になっていることを全部書き出します。
2. 1 つずつ見極める。捨てる、資料、いつかやる、または次の行動つきで行動する。
3. 2 分で終わるものは、いまやる。
4. 残りを整理する。プロジェクト、状況別の次の行動、連絡待ち、カレンダー、いつかやる。
5. どのプロジェクトにも次の行動があり、どの連絡待ちにも催促の日があるかを確かめます。
6. カレンダーの次の 2 週間を見る。
7. どこから始めるかを選ぶ。

書き出したメモをこれらの一覧にするなら、把握と見極めの週次レビューのスキルが使えます。止まっているものにも印をつけます。

よくある失敗

• プロジェクトを作業のように書く。次の行動がなければ、何も進みません。
• 願いごとをカレンダーに入れる。カレンダーは、その日にしなければならないことのためのものです。
• 週次レビューを飛ばす。
• 一部を頭の中に残す。仕組みは、全部を入れてはじめて働きます。

出典について

生産性のコンサルタント、デビッド・アレンは 2001 年に『Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity』を出し、10 年あまりの技術の変化を反映して 2015 年に改訂版を出しました。「Getting Things Done」と「GTD」は、その権利者の商標です。邦訳は田口元 監訳『ストレスフリーの整理術　はじめての GTD』で、二見書房から出ています。

このページは、私たちが自分の言葉でまとめた独立した要約です。アレン本人、David Allen Company、出版社とは関係がなく、承認も受けていません。書名は本を示すためだけに使っています。ほかの解説はビジネス書と戦略書の解説一覧にあります。

よくある質問

GTD の 5 つのステップとは？

気になっていることを集める（把握）、それぞれが何を意味し次の行動が何かを決める（見極め）、しかるべき場所に置く（整理）、こまめに見直す（見直し）、何をするかを選んで動く（実行）、の 5 つです。

2 分ルールとは？

次の行動が 2 分かからないなら、すぐやる、というルールです。記録して管理するほうが、やるより時間がかかるからです。

GTD でいうプロジェクトとは？

2 つ以上の行動が要る成果のことです。どのプロジェクトにも、少なくとも 1 つ、決まった次の行動が要ります。そうすれば止まりません。