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官方技能 · 業務

業務追蹤信

v1.0.1 · 更新

寫業務通話後的追蹤信：用買方的話整理重點、附日期的下一步、一個請求，再加上第 3 天、第 7 天的提醒信和收尾信。

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適用情境

你要提供的內容

你會得到的內容

一封可以直接寄出的 email，含主旨、重點條列、附日期的下一步和一個請求。

運作方式

  1. 選擇版本 本技能的預設節奏：通話在 48 小時內就寫當天重點整理；1 封信沒回覆後寄第 3 天提醒，2 封沒回覆後寄第 7 天提醒，3 封沒回覆後寄收尾信。絕不寄第 5 封。
  2. 擷取買方的原話 挑 2–3 句買方談到自己問題或目標的話，原封不動或幾乎原樣地重用。對方的話永遠勝過你產品的用語。
  3. 寫重點整理（僅限當天版本） 最多 3 點：對方的問題、想在什麼時候達成什麼，以及雙方約定了什麼。不列功能。如果對方提出疑慮，就點出來，並說明你會怎麼回應。
  4. 寫出下一步和日期 一行：誰在什麼時候前做什麼（「我會在週四前寄資安文件；您會約王小姐下週開 30 分鐘的會」）。如果是開會，提供 2 個具體時段，不要寫「看您什麼時候方便」：Gong 對商機 email 的資料中，指定時間的請求成功率是 37%，開放式的是 32%。
  5. 只提一個請求 一個問題或一個動作，放在信末，讓對方一行就能回覆。Boomerang 發現含 1–3 個問題的 email，回覆比完全沒有問題的多約 50%；本技能的預設是剛好 1 個，讓回覆只需一行。
  6. 寫主旨 當天版本：「[客戶公司] × [你的公司]：會議重點與下一步」。提醒信：在同一串信件中回覆，保留原主旨。Boomerang 的資料偏好很短的主旨（中文約 8 到 10 字）；你的主旨盡量接近這個長度。
  7. 保持簡短 Boomerang 研究了超過 4,000 萬封 email，發現長度相當於中文約 120 到 300 字的信回覆最多。本技能的預設：當天版本 400 字以內（重點整理需要篇幅）。第 3 天 150 字以內。第 7 天 120 字以內，並加一項新資訊（相關案例、一個數字、一份資源），絕不寫「只是想確認一下」。收尾信 120 字以內，給對方一個輕鬆的台階，同時保留後續聯絡的可能。

SKILL.md 檔案

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name: follow-up-email
description: 寫業務電話或會議之後的追蹤信：用買方自己的話整理重點、約定好的下一步和日期、一個請求，再加上沒回覆時第 3 天、第 7 天的提醒信，以及收尾信。有人需要寫追蹤信（follow-up）、會議重點整理信、產品展示後的感謝信，或因為潛在客戶沒消息、沒回信而需要提醒信時使用。
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# 業務追蹤信

好的追蹤信，是買方可以直接轉寄給主管當作會議摘要的那種。用對方的話重述他的問題，用日期鎖定下一步，只請對方做一件事。每次提醒都要更短，絕不越寫越長。Gong 分析 304,174 封 email 發現，商機進入進行階段後，請對方選定具體的日期和時間，比開放式的提問更容易成功。

## 適用情境

- 與潛在客戶完成需求訪談、產品展示或會議的當天。
- 潛在客戶在你上一封信後 3 天或 7 天都沒回覆時。
- 準備用一封收尾信結束這一輪聯繫時。
- 不適用於第一次聯繫還沒談過的人：請用 cold-outreach-email。

## 需要準備

- 通話筆記、逐字稿，或業務的條列重點。如果沒有，問一次買方說最重要的 3 件事。
- 約定好的下一步和日期。如果沒有約定，就提出一個，並標上「[假設]」給業務確認。
- 版本：當天重點整理、第 3 天提醒、第 7 天提醒或收尾信。沒指定就寫當天重點整理。
- 提醒信需要：上一封寄出的信和日期。

## 步驟

1. **選擇版本。** 本技能的預設節奏：通話在 48 小時內就寫當天重點整理；1 封信沒回覆後寄第 3 天提醒，2 封沒回覆後寄第 7 天提醒，3 封沒回覆後寄收尾信。絕不寄第 5 封。
2. **擷取買方的原話。** 挑 2–3 句買方談到自己問題或目標的話，原封不動或幾乎原樣地重用。對方的話永遠勝過你產品的用語。
3. **寫重點整理（僅限當天版本）。** 最多 3 點：對方的問題、想在什麼時候達成什麼，以及雙方約定了什麼。不列功能。如果對方提出疑慮，就點出來，並說明你會怎麼回應。
4. **寫出下一步和日期。** 一行：誰在什麼時候前做什麼（「我會在週四前寄資安文件；您會約王小姐下週開 30 分鐘的會」）。如果是開會，提供 2 個具體時段，不要寫「看您什麼時候方便」：Gong 對商機 email 的資料中，指定時間的請求成功率是 37%，開放式的是 32%。
5. **只提一個請求。** 一個問題或一個動作，放在信末，讓對方一行就能回覆。Boomerang 發現含 1–3 個問題的 email，回覆比完全沒有問題的多約 50%；本技能的預設是剛好 1 個，讓回覆只需一行。
6. **寫主旨。** 當天版本：「[客戶公司] × [你的公司]：會議重點與下一步」。提醒信：在同一串信件中回覆，保留原主旨。Boomerang 的資料偏好很短的主旨（中文約 8 到 10 字）；你的主旨盡量接近這個長度。
7. **保持簡短。** Boomerang 研究了超過 4,000 萬封 email，發現長度相當於中文約 120 到 300 字的信回覆最多。本技能的預設：當天版本 400 字以內（重點整理需要篇幅）。第 3 天 150 字以內。第 7 天 120 字以內，並加一項新資訊（相關案例、一個數字、一份資源），絕不寫「只是想確認一下」。收尾信 120 字以內，給對方一個輕鬆的台階，同時保留後續聯絡的可能。

## 輸出格式

```markdown
**版本：** [當天重點整理 / 第 3 天提醒 / 第 7 天提醒 / 收尾信]
**主旨：** [主旨，或「在原信件串回覆」]

[名字]您好：

[1 句話：道謝 + 用對方的話點出最印象深刻的一件事]

[重點條列 — 僅限當天版本：]
- [對方的問題，用對方的話]
- [對方想在什麼時候達成什麼]
- [雙方的約定 / 疑慮以及我們會怎麼回應]

**下一步：** [誰在什麼時候前做什麼]

[一個請求，用問句]

[結語]
[姓名]

---
**給業務：** [標為假設的內容，或需要確認的事實]
```

## 範例

**輸入：** 與晴美牙醫診所集團（12 家診所）的營運主管黃雅雯做了產品展示。她說：「我們櫃台每天早上的第一個小時，都在打電話給前一天爽約的病患。」希望在 1 月的旺季前解決。疑慮：能不能和他們用的預約系統「牙易約」搭配？約定：業務在週三前寄出牙易約的整合說明；雅雯下週帶 IT 負責人一起開 30 分鐘的會（業務週二上午 11 點或週四下午 2 點有空）。供之後的提醒使用，業務手上有一個尚待確認能否對外分享的客戶成果：松林牙醫（8 家診所，也用牙易約）導入第一個月，就把早上打爽約電話的時間縮短到 15 分鐘。

**輸出：**

```markdown
**版本：** 當天重點整理
**主旨：** 晴美牙醫 × 提醒通：會議重點與下一步

雅雯您好：

謝謝您今天撥空。讓我印象最深的一句話是：您的櫃台每天早上的第一個小時，都在打電話給前一天爽約的病患。

- 12 家診所，每家每天早上的第一個小時都耗在爽約電話上。
- 您希望在 1 月的旺季前解決。
- 您還在確認牙易約的部分：我會具體說明我們怎麼串接。

**下一步：** 我會在週三前寄出牙易約的整合說明。您下週會帶 IT 負責人一起開 30 分鐘的會。

那場會議約週二上午 11 點或週四下午 2 點，哪個時段比較方便？

祝 順心
周承翰
```

同一筆商機的第 7 天提醒：

```markdown
**版本：** 第 7 天提醒
**主旨：** 在原信件串回覆

雅雯您好：

補充一件上次沒提到的事：松林牙醫（8 家診所，也用牙易約）導入第一個月，就把早上打爽約電話的時間縮短到 15 分鐘。

1 月之前，還值得和您的 IT 負責人一起開個 30 分鐘的會嗎？

周承翰

---
**給業務：** 確認松林牙醫的成果已獲准對外分享。
```

## 寄出前檢查

- [ ] 至少有一句是買方自己的話，而不是產品用語。
- [ ] 下一步有負責人、動作和日期。
- [ ] 只有一個請求，而且放在結語前的最後一行。
- [ ] 字數在該版本的上限以內。
- [ ] 沒有筆記中沒有的事實、客戶成果或價格；其他內容都標給業務確認。
- [ ] 提醒信都加了新東西，絕不寫「只是想確認一下」或「再提醒一下」。

## 常見錯誤

- 整理的是你的產品展示，而不是對方的問題。對方記得的是自己的痛點，不是你的簡報。
- 用「有任何問題歡迎告訴我」當作請求。這等於什麼都沒請求。
- 收尾信讓對方有罪惡感。輕鬆帶過就好：「我想時機可能不對，就先到這裡。」

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參考來源

  1. 7 Tips for Getting More Responses to Your Emails (With Data!) (2026-11-04 查閱)
  2. Cold Email CTA That Books More Meetings: Surprising Insights (2026-11-04 查閱)