Skill oficial · Finanzas

Revisión del gasto en SaaS

v1.0.1 · Actualizada el 4 de noviembre de 2026

Revisa suscripciones SaaS: responsables, licencias usadas frente a pagadas, herramientas que se solapan, plazos de renovación y preaviso, y cancelar, bajar de plan o mantener con el ahorro.

Funciona en Claude, ChatGPT y agentes de programación. En Team y Business, la skill oficial de tu pod se actualiza sola cuando la mejoramos.

Cuándo usarla

• Cada trimestre o antes de planificar el presupuesto
• Se acercan renovaciones y nadie sabe quién usa qué

Qué le das

• Lista de herramientas con plan, precio, licencias y fecha de renovación
• Datos de uso o de último inicio de sesión
• Responsables y plazos de preaviso

Qué obtienes

Una lista de acciones con fechas, una tabla completa de herramientas con uso de licencias y recomendaciones, los solapamientos y el ahorro.

Cómo funciona

1. Normaliza la lista Una fila por herramienta: costo anual (precio mensual × 12 si se factura cada mes; muestra el cálculo), licencias pagadas, licencias activas, fecha de renovación, plazo de preaviso y responsable. Agrupa las suscripciones duplicadas de una misma herramienta (2 equipos que la pagan por separado).
2. Calcula el uso de licencias Uso de licencias = licencias activas ÷ licencias pagadas. Por defecto en esta skill: marca una herramienta con menos del 70 % de uso, y considera inactiva una licencia sin inicios de sesión en 90 días. Licencias sin usar × precio por licencia = el ahorro posible.
3. Busca los solapamientos Agrupa las herramientas por función (videollamadas, seguimiento de proyectos, almacenamiento de archivos, firma electrónica, diseño). Dos o más herramientas que hacen lo mismo son un solapamiento; di cuál usa más gente, según los datos de uso.
4. Fija la fecha límite para actuar Fecha límite = fecha de renovación − plazo de preaviso. Ordena toda la lista por esa fecha. Todo lo que tenga la fecha límite dentro de los próximos 30 días va arriba.
5. Recomienda para cada herramienta Cancelar: sin responsable después de preguntar, uso casi nulo o totalmente cubierta por otra herramienta. Bajar de plan: licencias o nivel de plan por encima del uso. Mantener: se usa, tiene responsable, no se solapa. Ahorro = la diferencia de costo, solo con precios de la entrada; si no se da el precio del plan inferior, escribe “[comprobar: precio del plan inferior]”.
6. Escribe la lista de acciones Cada acción tiene un responsable y la fecha límite del paso 4. Cancelar una herramienta también exige exportar sus datos y retirar sus accesos; inclúyelo en la acción.
7. Suma los ahorros El total de ahorro anual confirmado y, aparte, el ahorro que depende de un “[comprobar: ...]”.

El SKILL.md

El archivo completo, tal como lo lee tu IA. Descargarlo

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name: saas-spend-review
description: Revisa una lista de suscripciones SaaS y herramientas de software con responsables, licencias usadas frente a licencias pagadas, herramientas que se solapan, fechas de renovación y plazos de preaviso, y una recomendación de cancelar, bajar de plan o mantener para cada una, con el ahorro. Nunca inventa precios ni datos de uso. Úsala cuando alguien comparte una lista de software, un extracto de la tarjeta o un inventario SaaS y pide una auditoría SaaS, una revisión del gasto en software, “¿qué podemos recortar?”, licencias sin usar o las renovaciones que se acercan.
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# Revisión del gasto en SaaS

Una revisión SaaS termina con una lista breve de decisiones y un calendario: qué cancelar, bajar de plan o mantener, cuánto ahorra cada decisión y la fecha antes de la que hay que actuar en cada caso para que no se renueve automáticamente. Cada herramienta tiene un responsable, y cada ahorro se calcula con los precios y el número de licencias de la entrada.

## Cuándo usarla

- Cada trimestre, o antes de planificar el presupuesto.
- Se acercan renovaciones y nadie sabe quién usa qué.
- En los extractos de la tarjeta aparecen herramientas que nadie reconoce.
- No sirve para elegir un proveedor nuevo: usa vendor-comparison.

## Qué necesitas

- La lista: herramienta, plan, precio y periodo de facturación, licencias pagadas, fecha de renovación, cómo se paga (tarjeta o factura).
- El uso: licencias activas o último inicio de sesión por herramienta, sacados de las consolas de administración. Si falta el uso de una herramienta, escribe “[comprobar: uso]” y no recomiendes recortar sus licencias.
- Los responsables: quién pidió cada herramienta. Si no se sabe, “[responsable: desconocido]”; encontrar uno es la primera acción.
- Las condiciones del contrato: renovación automática y el plazo de preaviso para darse de baja. Si faltan, “[comprobar: plazo de preaviso]”.

## Pasos

1. **Normaliza la lista.** Una fila por herramienta: costo anual (precio mensual × 12 si se factura cada mes; muestra el cálculo), licencias pagadas, licencias activas, fecha de renovación, plazo de preaviso y responsable. Agrupa las suscripciones duplicadas de una misma herramienta (2 equipos que la pagan por separado).
2. **Calcula el uso de licencias.** Uso de licencias = licencias activas ÷ licencias pagadas. Por defecto en esta skill: marca una herramienta con menos del 70 % de uso, y considera inactiva una licencia sin inicios de sesión en 90 días. Licencias sin usar × precio por licencia = el ahorro posible.
3. **Busca los solapamientos.** Agrupa las herramientas por función (videollamadas, seguimiento de proyectos, almacenamiento de archivos, firma electrónica, diseño). Dos o más herramientas que hacen lo mismo son un solapamiento; di cuál usa más gente, según los datos de uso.
4. **Fija la fecha límite para actuar.** Fecha límite = fecha de renovación − plazo de preaviso. Ordena toda la lista por esa fecha. Todo lo que tenga la fecha límite dentro de los próximos 30 días va arriba.
5. **Recomienda para cada herramienta.** Cancelar: sin responsable después de preguntar, uso casi nulo o totalmente cubierta por otra herramienta. Bajar de plan: licencias o nivel de plan por encima del uso. Mantener: se usa, tiene responsable, no se solapa. Ahorro = la diferencia de costo, solo con precios de la entrada; si no se da el precio del plan inferior, escribe “[comprobar: precio del plan inferior]”.
6. **Escribe la lista de acciones.** Cada acción tiene un responsable y la fecha límite del paso 4. Cancelar una herramienta también exige exportar sus datos y retirar sus accesos; inclúyelo en la acción.
7. **Suma los ahorros.** El total de ahorro anual confirmado y, aparte, el ahorro que depende de un “[comprobar: ...]”.

## Formato de salida

```markdown
# Revisión del gasto en SaaS — [fecha]

**Gasto anual revisado en total:** [importe] en [n] herramientas
**Ahorro:** [importe] confirmado + [importe] pendiente de comprobaciones

## Actuar antes de estas fechas
| Fecha límite | Herramienta | Acción | Ahorro anual | Responsable |
|---|---|---|---|---|
| [fecha] | [herramienta] | [cancelar / bajar a X / mantener] | [importe] | [nombre] |

## Todas las herramientas
| Herramienta | Responsable | Costo anual | Licencias pagadas / activas | Uso | Renueva | Preaviso | Recomendación |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| [herramienta] | [nombre] | [importe] | [n / n] | [%] | [fecha] | [días] | [acción y por qué] |

## Solapamientos
- **[Función]:** [herramientas] — mantener [herramienta] porque [motivo de uso]; pasar [n] usuarios desde [herramienta]

## Comprobaciones pendientes
- [Herramienta]: [qué falta]
```

## Ejemplo

**Entrada:**

> Hoy: 2 de septiembre. Herramientas:
> - Zoomly Pro, 18 licencias × 15 al mes, mensual, renueva el día 1 de cada mes, responsable Lina, licencias activas 7
> - MeetSpace Business, 25 licencias × 12 al mes con facturación anual (3600), renueva el 15 de oct., preaviso de 30 días, responsable desconocido, activas 22
> - Taskboard Team, 30 licencias × 10 al mes con facturación anual (3600), renueva el 20 de sept., preaviso de 60 días, responsable Rubén, activas 29
> - SignFast, 1 licencia, 40 al mes, mensual, responsable Lina, último uso hace 5 meses

**Salida:**

```markdown
# Revisión del gasto en SaaS — 2 de septiembre

**Gasto anual revisado en total:** 10 920 en 4 herramientas
**Ahorro:** 480 confirmado + hasta 3240 pendiente [comprobar: costo de 4 licencias más de MeetSpace]

## Actuar antes de estas fechas
| Fecha límite | Herramienta | Acción | Ahorro anual | Responsable |
|---|---|---|---|---|
| Ya pasó (22 de julio) | Taskboard | Mantener; renueva el 20 de sept. | 0 | Rubén |
| 15 de sept. | MeetSpace | Encontrar un responsable; mantener | 0 | [responsable: desconocido] |
| 1 de oct. (próxima factura) | Zoomly Pro | Cancelar; exportar sus datos, pasar a 7 usuarios a MeetSpace | hasta 3240 [comprobar: menos 4 licencias de MeetSpace] | Lina |
| 1 de oct. (próxima factura) | SignFast | Cancelar; exportar antes los documentos firmados | 480 | Lina |

## Todas las herramientas
| Herramienta | Responsable | Costo anual | Licencias pagadas / activas | Uso | Renueva | Preaviso | Recomendación |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Zoomly Pro | Lina | 3240 (15 × 18 × 12) | 18 / 7 | 39 % | mensual | [comprobar: preaviso] | Cancelar: se solapa con MeetSpace |
| MeetSpace | [responsable: desconocido] | 3600 | 25 / 22 | 88 % | 15 de oct. | 30 días | Mantener: la herramienta de video más usada |
| Taskboard | Rubén | 3600 | 30 / 29 | 97 % | 20 de sept. | 60 días | Mantener |
| SignFast | Lina | 480 (40 × 12) | 1 / 0 | 0 % | mensual | [comprobar: preaviso] | Cancelar: sin uso en 5 meses |

## Solapamientos
- **Videollamadas:** Zoomly Pro y MeetSpace — mantener MeetSpace (22 activas frente a 7); MeetSpace tiene 3 licencias libres, así que hacen falta 4 más para los 7 usuarios de Zoomly [comprobar: precio de 4 licencias más de MeetSpace, restarlo del ahorro]

## Comprobaciones pendientes
- MeetSpace: ¿quién es el responsable? La fecha límite para darse de baja es el 15 de sept.
- SignFast: ¿alguien sigue necesitando firma electrónica? Si es así, ¿qué herramienta la sustituye?
```

## Comprobaciones antes de enviar

- [ ] Cada costo anual muestra cómo se calculó a partir del precio de la entrada.
- [ ] Uso de licencias = activas ÷ pagadas, y no se recomienda recortar licencias sin datos de uso.
- [ ] Cada herramienta tiene un responsable o “[responsable: desconocido]”.
- [ ] Las fechas límite son la fecha de renovación menos el plazo de preaviso, ordenadas de la más próxima a la más lejana.
- [ ] Los ahorros usan solo precios de la entrada; el resto es “[comprobar: ...]”.
- [ ] Cada cancelación incluye exportar los datos.

## Errores comunes

- Dejar pasar el plazo de preaviso. Si ya pasó la fecha para darse de baja, la herramienta se renueva por un año.
- Recortar una herramienta que usan pocas personas para una función crítica (nómina, firma electrónica) porque el uso es bajo.
- Contar como ahorro el costo completo de una herramienta cancelada cuando los usuarios tienen que pasar a licencias de pago en otra.

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• v1.0.1 · 4 de noviembre de 2026 · Example: Taskboard's notice deadline is 22 July (20 September minus 60 days), not 21 July; the action list is sorted soonest deadline first, SignFast's annual cost shows its sum, and the Zoomly cancel includes exporting its data.
• v1.0.0 · 4 de noviembre de 2026 · First release.