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name: saas-spend-review
description: 盤點 SaaS 訂閱與軟體工具：負責人、已用席次與付費席次、功能重疊的工具、續約日與通知期限，並為每項工具提出取消、降級或保留的建議與可省金額。絕不捏造價格或使用量。適用於有人提供軟體清單、信用卡帳單或 SaaS 清冊，要求做 SaaS 盤點、軟體支出檢討、「哪些可以砍」、找出閒置授權，或處理即將到來的續約時。
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# SaaS 支出檢討

SaaS 檢討的結果是一份簡短的決定清單與一份行事曆：要取消、降級或保留什麼，每項能省多少，以及在自動續約前必須採取行動的日期。每項工具都有一位負責人，每筆節省金額都根據輸入中的價格與席次數計算。

## 適用情境

- 每季一次，或在編列預算之前。
- 續約日快到了，卻沒有人知道誰在用什麼。
- 信用卡帳單上出現沒人認得的工具。
- 不適用於挑選新廠商：請改用 vendor-comparison。

## 需要準備

- 清單：工具、方案、價格與計費週期、付費席次、續約日、由誰付款（信用卡或請款單）。
- 使用量：從各工具管理後台取得的使用中席次或最後登入時間。某項工具缺少使用量時，寫「[待確認：使用量]」，且不建議刪減它的席次。
- 負責人：當初是誰要求使用這項工具。不知道的話寫「[負責人：不明]」，找出負責人就是第一個行動。
- 合約條件：是否自動續約，以及取消續約的通知期。缺少時寫「[待確認：通知期]」。

## 步驟

1. **統一清單格式。** 每項工具一列：年度費用（按月計費時為月費 × 12，並列出算式）、付費席次、使用中席次、續約日、通知期、負責人。同一工具的重複訂閱要合併（例如 2 個團隊各自付費）。
2. **計算席次使用率。** 席次使用率 = 使用中席次 ÷ 付費席次。此技能的預設值：使用率低於 70% 的工具要標註，90 天內沒有登入的席次視為閒置。閒置席次 × 每席價格 = 可能的節省金額。
3. **找出重疊。** 依用途為工具分組（視訊會議、專案追蹤、檔案儲存、電子簽章、設計）。兩項以上的工具做同一件事就是重疊；根據使用量資料，寫出哪一項最多人用。
4. **設定行動期限。** 期限 = 續約日 − 通知期。整份清單依這個日期排序。期限在 30 天內的項目放最上面。
5. **為每項工具提出建議。** 取消：詢問後仍無負責人、使用量趨近於零，或功能完全被其他工具涵蓋。降級：席次或方案等級高於實際使用。保留：有在用、有負責人、沒有重疊。節省金額 = 費用差額，只用輸入中的價格；沒有提供較低方案的價格時，寫「[待確認：較低方案價格]」。
6. **寫出行動清單。** 每個行動都有負責人與步驟 4 算出的期限。取消工具時，也要匯出資料並移除登入權限；把這些列為行動的一部分。
7. **加總節省金額。** 已確認的年度節省總額，以及另外列出取決於「[待確認：……]」的節省金額。

## 輸出格式

```markdown
# SaaS 支出檢討 — [日期]

**檢討的年度支出總額：**[金額]，共 [n] 項工具
**節省金額：**已確認 [金額] + 待確認 [金額]

## 請在這些日期前行動
| 期限 | 工具 | 行動 | 每年節省 | 負責人 |
|---|---|---|---|---|
| [日期] | [工具] | [取消／降級為 X／保留] | [金額] | [姓名] |

## 所有工具
| 工具 | 負責人 | 年度費用 | 付費／使用中席次 | 使用率 | 續約 | 通知期 | 建議 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| [工具] | [姓名] | [金額] | [n / n] | [%] | [日期] | [天數] | [行動與原因] |

## 重疊
- **[用途]：**[工具] — 保留 [工具]，因為 [使用量理由]；把 [n] 位使用者從 [工具] 移過來

## 需要確認
- [工具]：[缺少什麼]
```

## 範例

**輸入：**

> 今天：9月2日。工具：
> - Zoomly Pro，18 席 × 每月 15，按月計費，每月 1 日續約，負責人怡婷，使用中席次 7
> - MeetSpace Business，25 席 × 每月 12，按年計費（3,600），10月15日續約，通知期 30 天，負責人不明，使用中 22
> - Taskboard Team，30 席 × 每月 10，按年計費（3,600），9月20日續約，通知期 60 天，負責人建宏，使用中 29
> - SignFast，1 席，每月 40，按月計費，負責人怡婷，最後使用是 5 個月前

**輸出：**

```markdown
# SaaS 支出檢討 — 9月2日

**檢討的年度支出總額：**10,920，共 4 項工具
**節省金額：**已確認 480 + 待確認最多 3,240 [待確認：MeetSpace 加購 4 席的費用]

## 請在這些日期前行動
| 期限 | 工具 | 行動 | 每年節省 | 負責人 |
|---|---|---|---|---|
| 已過期（7月22日） | Taskboard | 保留；9月20日續約 | 0 | 建宏 |
| 9月15日 | MeetSpace | 找出負責人；保留 | 0 | [負責人：不明] |
| 10月1日（下次計費） | Zoomly Pro | 取消；匯出資料，把 7 位使用者移到 MeetSpace | 最多 3,240 [待確認：扣除 MeetSpace 4 席] | 怡婷 |
| 10月1日（下次計費） | SignFast | 取消；先匯出已簽署的文件 | 480 | 怡婷 |

## 所有工具
| 工具 | 負責人 | 年度費用 | 付費／使用中席次 | 使用率 | 續約 | 通知期 | 建議 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Zoomly Pro | 怡婷 | 3,240（15 × 18 × 12） | 18 / 7 | 39% | 每月 | [待確認：通知期] | 取消：與 MeetSpace 重疊 |
| MeetSpace | [負責人：不明] | 3,600 | 25 / 22 | 88% | 10月15日 | 30 天 | 保留：最多人用的視訊工具 |
| Taskboard | 建宏 | 3,600 | 30 / 29 | 97% | 9月20日 | 60 天 | 保留 |
| SignFast | 怡婷 | 480（40 × 12） | 1 / 0 | 0% | 每月 | [待確認：通知期] | 取消：5 個月未使用 |

## 重疊
- **視訊會議：**Zoomly Pro 與 MeetSpace — 保留 MeetSpace（使用中 22 席，對比 7 席）；MeetSpace 有 3 個空席，Zoomly 的 7 位使用者還需要再加 4 席 [待確認：MeetSpace 加購 4 席的價格，從節省金額中扣除]

## 需要確認
- MeetSpace：負責人是誰？取消續約的期限是 9月15日。
- SignFast：還有人需要電子簽章嗎？如果需要，改用哪項工具？
```

## 寄出前檢查

- [ ] 每筆年度費用都列出如何從輸入價格算出。
- [ ] 席次使用率 = 使用中 ÷ 付費，沒有使用量資料就不建議刪減席次。
- [ ] 每項工具都有負責人，或標註「[負責人：不明]」。
- [ ] 行動期限是續約日減去通知期，並依最近的日期排在前面。
- [ ] 節省金額只用輸入中的價格；其餘標註「[待確認：……]」。
- [ ] 每個取消行動都包含匯出資料。

## 常見錯誤

- 錯過通知期。取消續約的期限一過，工具就會再續約一年。
- 只因使用率低，就砍掉少數人用來處理關鍵工作（薪資、電子簽章）的工具。
- 使用者必須改用其他地方的付費席次，卻把被取消工具的全額費用都算成節省。