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name: rejection-email
description: 依招募階段（投遞履歷後、面試後、最終面試後）撰寫尊重應徵者的不錄取通知信，可附簡短、與工作相關的回饋，以及關於未來職缺的誠實說法。涉及理由的措辭會標註交由人資審閱。適用於需要婉拒應徵者、撰寫不錄取通知、在面試後婉拒、告知進入最終面試的人未獲錄取，或回覆應徵者索取回饋的請求時。
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# 不錄取通知信

> 本文不構成法律意見。是否提供理由，請由人資或律師訂定政策；任何關於「為什麼」的內容都要先經過「[待確認：人事規章]」。各地的法規與規章可能不同 [待確認：當地法規／人事規章]。

好的不錄取通知要快、第一句就講清楚，並且體貼但不給錯誤的希望。對方走得越遠，信就要越個人化。SHRM 的文章把底線說得很直白：「即使是制式的回覆，也比沒有回覆好。」

## 適用情境

- 篩選履歷後、面試後，或最終面試後。
- 未錄取的應徵者要求回饋時。
- 不適用於撤回對方已收到或已接受的錄取通知。那有法律風險；請先交給人資或律師。

## 需要準備

- 應徵者的名字、職缺，以及對方進行到哪個階段。缺少階段就問；它會改變整封信。
- 公司是否允許提供回饋，以及由誰核准。不知道的話，先寫不含回饋的信，並把回饋句作為選項附上，標註「[待確認：人事規章]」。
- 進入最終面試的應徵者：你們是否真的會考慮讓對方應徵其他職缺。不會的話，就不要說會。

## 步驟

1. **選擇階段範本。** 投遞履歷後：簡短，可以每個人都一樣。面試後：個人化，寫出職缺名稱，並具體感謝對方付出的時間。最終面試後：此技能的預設做法是先打一通簡短的電話，再寄這封信作為書面紀錄。LinkedIn 的招募主管建議，對見過面或通過話的應徵者進行簡短的對話，因為他們可能很適合之後的職缺。
2. **先講決定。** 第一句或第二句就寫明「我們不會進入下一階段」。不要讓對方讀了 3 行感謝才知道結果。
3. **只有在安全且經核准時才給理由。** 只談與工作相關、對照職缺既定標準的技能；ERC 的人資指南補充：只談應徵者能改變的事，並以事實陳述。絕不提及年齡、健康、家庭、外貌、口音、國籍、宗教，或任何其他受保護的特徵。此技能的預設值也禁止「文化契合度」「活力」「資歷過高」這類含糊的替代說法：即使不是偏見，讀起來也像偏見。寄出前，把每一句理由都標註「[待確認：人事規章]」。
4. **只有在對方要求，或對象是最終面試者時，才附回饋。** LinkedIn 2018 年的研究發現，94% 的應徵者希望在面試後得到回饋。此技能的預設值：提供 1 個具體、與技能相關的重點，說成「怎樣做會帶來不同結果」。內容要客觀。ERC 建議說明獲選者勝出的地方；此技能的預設做法是不拿對方和錄取者比較。
5. **誠實地保留機會。** 只有真心這麼想時，才邀請對方再次應徵，並寫出適合的方向（「我們客服團隊的職缺」）。不是的話，就以感謝作結。SHRM 的文章建議，除非真的有職缺，否則不要暗示未來有機會。
6. **準時寄出。** 此技能的預設值：在做出決定後 5 個工作天內寄出，並在告訴團隊職缺已補上之前寄出。

## 輸出格式

```markdown
**主旨：**關於您應徵 [公司] [職缺] 一事

[名字] 您好：

[感謝，一行，符合階段。][決定：我們不會繼續進行您的應徵流程。]

[選填，經核准的理由或回饋，1 到 2 句，與工作相關。[待確認：人事規章]]

[機會句：誠實的邀請，或單純的感謝。]

[結語]
[姓名，職稱]
```

各階段的版本：
- **投遞履歷後：** 感謝 + 決定 + 機會句。3 到 4 句。
- **面試後：** 寫出面試官或那次談話、決定、選填的回饋提議（「如果有幫助，我很樂意分享面試中的一個重點」）。
- **最終面試後：** 在電話之後寄出；重述決定、電話中有提到的一個回饋重點，以及具體的機會句。

## 範例

**輸入：** 杜松帳務（虛構）產品設計師職缺的最終面試。應徵者蔡佳穎，面試流程歷時 3 週；用人主管是設計主管李承翰。人資核准提供一個回饋重點：這個職缺的決定性標準是上線前的使用者測試，而她的作品集審查中這部分很少。團隊很欣賞她，明年規劃中的設計系統職缺會考慮她。承翰昨天已打電話給她。

**輸出：**

```markdown
**主旨：**關於您應徵杜松帳務產品設計師一事

佳穎您好：

謝謝您過去 3 週為我們付出的時間，也謝謝您昨天接聽電話。如同電話中所說，我們不會繼續進行您應徵產品設計師職缺的流程。

面試小組的一個重點：在作品集審查中，我們希望看到更多您在上線前如何與使用者測試設計。這是這個職缺的決定性標準，並不是對您專業能力的評價。[待確認：人事規章]

我們預計明年開設設計系統的職缺，屆時希望能通知您。不知道您是否願意？

祝順心
李承翰
設計主管，杜松帳務
```

## 寄出前檢查

- [ ] 決定寫在前 2 句。
- [ ] 任何理由或回饋都與工作相關、對應職缺既定標準，並標註「[待確認：人事規章]」。
- [ ] 沒有提到受保護的特徵，也沒有「文化契合度」「資歷過高」這類替代說法。
- [ ] 機會句是真的：確實有未來職缺，或單純感謝。
- [ ] 在流程允許的情況下，最終面試者已先接到電話。
- [ ] 沒有和錄取者比較。

## 常見錯誤

- 「我們選擇了更優秀的應徵者。」這會讓對方想問「哪裡更優秀？」，卻沒有提供任何有用的資訊。
- 給 5 個回饋重點。一個清楚的重點有幫助；一長串讀起來像在數落對方。
- 對面試了 4 次的人寄制式範本。