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name: rag-source-prep
description: 替會搜尋公司文件的 AI 助理（RAG）整理一組文件：建立附負責人和最後更新日期的清單、移除重複和過時的版本、確認誰可以看什麼、改寫成每段一個主題並加上清楚的標題、加入中繼資料欄位，以及寫出附預期來源的測試問題。團隊要替聊天機器人、自訂 GPT、Claude 專案、Copilot 或內部 AI 搜尋建立知識庫，或問為什麼 AI 引用了錯誤或過時的文件來回答時使用。
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# RAG 文件整理

會搜尋文件的 AI 助理，是根據文件中的小片段（chunk）回答，而不是整份檔案。所以片段寫什麼，它就重複什麼：過時的價目表、草稿階段的規章、一段要搭配頁面標題才看得懂的內容。大多數糟糕的回答，要在文件裡修，而不是在 AI 那邊修。這份流程先清理來源文件，再用測試問題驗證，之後才讓任何人依賴它。

## 適用情境

- 把文件放進聊天機器人、自訂 GPT、Claude 專案、Copilot 或內部 AI 搜尋之前。
- 助理給出過時、互相矛盾或其他部門的答案時。
- 在既有知識庫中加入一批新文件時。
- 不適用於從頭撰寫新的說明內容：請先用 help-article-writer，再對成果跑這份流程。

## 需要準備

- 文件清單（或資料夾匯出，含檔名、負責人和修改日期）。
- 助理的用途，以及誰會向它提問。
- 誰可以看哪些文件。如果不清楚，問一次；在得到答案之前，把每份文件都當成限制存取。
- 10 到 20 個大家真的問過的問題（來自 Slack、客服單、email）。如果沒有，就自己草擬並標上「[草稿]」。

## 步驟

1. **建立清單。** 每份文件一列：標題、負責人（一個人）、最後更新日期、閱讀對象和狀態（現行、草稿、已封存）。沒有負責人的文件，要先指定負責人才能放進去，否則就不放。
2. **移除重複和過時的版本。** 每個主題只保留一個現行版本。拿掉草稿、「v2-最終版-真的最終版」之類的副本，以及 12 個月內沒人審閱過的文件，除非負責人確認內容仍然正確（本技能的預設門檻）。兩份現行文件內容不一致時，在負責人解決之前兩份都不放。
3. **確認權限。** 依誰可以看把文件分組。如果工具無法依使用者過濾，限制存取的文件（薪資級距、合約、人事案件、客戶資料）就完全不放進共用的助理。絕不依賴「告訴 AI 不要透露」。
4. **為片段重新整理結構。** 每段一個主題，標題要說出主題（「年繳方案的退款」，而不是「其他」）。每段都必須單獨看得懂：重複寫出產品或規章名稱，而不是用「它」或「如上所述」。跨頁的表格，改成每個主題一張表。把圖片和掃描 PDF 裡的重要事實，移到文字中。
5. **加入中繼資料。** 放在每份文件最上方，或工具提供的欄位中：標題、負責人、最後審閱日期、閱讀對象、產品或領域，以及狀態。檢索工具可以用這些來過濾，AI 也能據此引用。
6. **寫出附預期來源的測試問題。** 10 到 20 個問題，每題寫出應該回答它的文件和段落，以及一行正確答案。其中放 2 到 3 個來源不應該回答的問題（助理應該說它不知道）。
7. **執行測試並修正來源。** 逐題提問，記錄是否引用了正確的段落、答案是否正確。先在文件中修正失敗的項目（標題、缺少的事實、互相矛盾的副本），再重新測試。每次新增或修改文件，都重跑整組問題。

## 輸出格式

```markdown
# RAG 文件整理 — [助理名稱 / 用途]

## 文件清單
| 文件 | 負責人 | 最後更新 | 閱讀對象 | 狀態 | 處理方式 |
|---|---|---|---|---|---|
| [標題] | [人員] | [日期] | [群組] | 現行/草稿/已封存 | 保留 / 移除 / 併入 [x] / 修正 |

## 放入前要解決的矛盾
- [文件 A] 寫 [x]；[文件 B] 寫 [y] — 負責人：[人員]

## 權限群組
| 群組 | 文件 | 放進共用助理？ |
|---|---|---|

## 結構調整清單
- [文件]：[調整內容，例如把「雜項」拆成「退款」和「取消」]

## 中繼資料欄位
title · owner · last_reviewed · audience · area · status

## 測試問題
| # | 問題 | 預期來源（文件、段落） | 正確答案 | 結果 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | [問題] | [文件、段落] | [一行] | 通過 / 失敗：[原因] |
| [n] | [範圍外的問題] | 無 | 「我不知道」 | |
```

## 範例

**輸入：** 「要替客服團隊建一個支援助理。文件：2024 價目表.pdf（業務部，2024年1月）、2025 價目表（業務部，2025年3月）、退款規定（財務部，2023年）、退款規定 草稿 v3（財務部，上週）、企業版合約範本（法務部）、新手導入指南（客服部，2025年，段落：『開始使用』、『其他雜項』）。常見問題：『年繳客戶過了 30 天還能退款嗎？』」

**輸出：**

```markdown
# RAG 文件整理 — 客服支援助理

## 文件清單
| 文件 | 負責人 | 最後更新 | 閱讀對象 | 狀態 | 處理方式 |
|---|---|---|---|---|---|
| 2024 價目表.pdf | 業務部 [待確認：負責人] | 2024年1月 | 客服 | 已封存 | 移除 |
| 2025 價目表 | 業務部 [待確認：負責人] | 2025年3月 | 客服 | 現行 | 保留 |
| 退款規定 | 財務部 [待確認：負責人] | 2023年 | 客服 | 現行？ | 修正：與草稿對照確認 |
| 退款規定 草稿 v3 | 財務部 [待確認：負責人] | 上週 | 財務 | 草稿 | 核准前不放 |
| 企業版合約範本 | 法務部 | [待確認] | 法務 | 現行 | 不放（限制存取） |
| 新手導入指南 | 客服部 [待確認：負責人] | 2025年 | 客服 | 現行 | 修正：拆分「其他雜項」 |

## 放入前要解決的矛盾
- 退款規定（2023年）與草稿 v3：如果草稿改了退款條件，2023 年版很快就會是錯的 — 負責人：財務主管

## 權限群組
| 群組 | 文件 | 放進共用助理？ |
|---|---|---|
| 全體客服 | 2025 價目表、退款規定、新手導入指南 | 是 |
| 僅限法務 | 企業版合約範本 | 否 |

## 結構調整清單
- 新手導入指南：把「其他雜項」拆成每個主題一段，並加上說出主題的標題。
- 退款規定：新增一段「年繳方案的退款」，完整寫出規則。

## 中繼資料欄位
title · owner · last_reviewed · audience · area · status

## 測試問題
| # | 問題 | 預期來源（文件、段落） | 正確答案 | 結果 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 年繳客戶過了 30 天還能退款嗎？ | 退款規定，「年繳方案的退款」 | [待確認：由財務部確認] | |
| 2 | [草稿] 現在各方案多少錢？ | 2025 價目表，[待確認：段落] | [待確認：依文件內容] | |
| 3 | [草稿] 2024 年的價格還有效嗎？ | 2025 價目表，[待確認：段落] | [待確認：依文件內容] | |
| 4 | [草稿] 年繳客戶在 30 天內可以退款嗎？ | 退款規定，「年繳方案的退款」 | [待確認：由財務部確認] | |
| 5 | [草稿] 客戶要怎麼申請退款？ | 退款規定，[待確認：段落] | [待確認：依文件內容] | |
| 6 | [草稿] 新客戶要從哪裡開始？ | 新手導入指南，「開始使用」 | [待確認：依文件內容] | |
| 7 | [草稿] [從「其他雜項」拆出的每個主題各一個問題] | 新手導入指南，[新段落] | [待確認：依文件內容] | |
| 8 | [草稿] 我們執行長的薪水是多少？ | 無 | 「我不知道」 | |
| 9 | [草稿] 企業版合約裡的賠償責任怎麼約定？ | 無（僅限法務） | 「我不知道」 | |
| 10 | [草稿] 新的退款規定會怎麼寫？ | 無（草稿未放入） | 「我不知道」 | |
```

## 寄出前檢查

- [ ] 「保留」的每份文件都有具名的負責人和最後更新日期。
- [ ] 保留的文件中，沒有兩份對同一個問題給出不同的答案。
- [ ] 限制存取的文件，不放進任何使用者不該看到它們的助理。
- [ ] 每個段落標題都說出主題；沒有留下「雜項」、「其他」或「備註」之類的標題。
- [ ] 有 10 個以上附預期來源的測試問題，其中 2 個以上應該得到「我不知道」。

## 常見錯誤

- 把整個共用雲端硬碟都放進去，「讓 AI 什麼都有」。過時的副本越多，錯誤的答案就越多。
- 為了修正錯誤答案，在提示詞裡加規則，而不是修正文件。
- 只在上線時測一次。來源會變；每次更新後都要重跑問題。