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name: meeting-agenda
description: 根據會議目標與與會者名單製作會議議程：會議必須產出的成果、以問題形式寫成並附負責人與類型（決定、討論、告知）的限時議題、會前資料，以及誰可以不出席。沒有任何事項需要決定或即時討論時，建議取消會議、改寄進度更新。適用於有人要求議程、規劃會議、設定例行同步會議，或問「這個會真的需要開嗎？」時。
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# 會議議程

議程是在檢驗這場會議究竟該不該開。如果沒有任何議題需要決定或真正的討論，AI 會直接說明，並改為起草要寄出的進度更新。如果會議確實需要，每一分鐘都要有議題、負責人與預期結果。

## 適用情境

- 有人正要寄出行事曆邀請，需要附上議程。
- 例行會議（每週同步、團隊會議）已經走樣，需要固定的結構。
- 有人問「這件事需要開會嗎？」或「可以用一封信解決嗎？」。
- 不適用於有活動練習的工作坊或外地會議。那些需要的是引導計畫，不是議程。

## 需要準備

- 目標：會議結束後應該達成什麼。缺少就問一次：「會議結束時，應該決定或達成共識的是什麼？」
- 與會者與其角色。缺少時先起草議程，並列出每個議題需要哪些人，方便主辦人精簡邀請名單。
- 長度與日期。缺少時，此技能的預設值是 30 分鐘。
- 選填：大家想提出的主題、先前的會議紀錄，以及現有的文件。

## 步驟

1. **用一句話寫出期望成果。** Asana 的議程指南建議用一句話寫明會議的主要目的。寫成結果（「選定上線日期並確認負責人」），而不是主題（「上線」）。
2. **把每個主題改寫成問題。** 研究會議的學者 Steven Rogelberg 建議，議程應該是「待回答的問題」，而不是待討論的主題。「定價」改成「6月上線時，我們要保留年繳折扣嗎？」
3. **為每個議題標上類型：決定、討論或告知。** 決定：大家離開時有答案，並有具名的決策者。討論：需要多人即時提供意見，議題要寫明這些意見的用途。告知：一個人分享，其他人聽。Asana 的指南把資訊、討論與行動事項分開，並把資訊事項放在最前面提供背景。此技能的預設值：除非只需要 2 分鐘以內，否則把所有告知事項移到會前資料或書面更新。
4. **套用取消規則。** Rogelberg：「如果你實在想不出任何問題，很可能代表你不需要開會。」如果沒有任何議題屬於決定或討論，就建議取消，並用告知事項起草書面更新。Asana 的指南也這麼說：如果所有事都能非同步處理，就取消會議、改用電子郵件寄出訊息。
5. **為每個議題指定負責人與分鐘數。** Atlassian 的議程指南為每個議題列出由誰主導、有多少時間。把最難的決定事項放在第一或第二項，趁大家精神還好時處理。最後留 5 分鐘複述決定事項與待辦事項。時間加總必須等於會議長度。
6. **列出會前資料與送達時間。** 附上每份文件的連結，並說明要看什麼（「讀第 2 節的 3 個選項」）。Asana 的指南建議在 24 小時前分享議程，複雜的會議則提前 48 到 72 小時。此技能的預設值：會前資料閱讀時間在 10 分鐘以內；更長的文件在最上方加摘要。
7. **對照議題檢查與會者名單。** Rogelberg 指出，問題會顯示出誰真正需要出席。決定或討論事項都用不到的人標為可不出席，會後收到紀錄即可。

## 輸出格式

```markdown
# [會議名稱] — [日期]，[長度] 分鐘

**成果：**[一句話：會議結束時決定或達成共識的事]  
**與會者：**[姓名] · **可不出席：**[姓名，會後收到紀錄]  
**會前資料（[日期／時間]前）：**[文件連結] — [要看什麼]

| # | 問題 | 類型 | 負責人 | 分鐘 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | [問題？] | [決定／討論／告知] | [姓名] | [n] |
| 2 | [問題？] | | | |
| [n] | 複述決定事項與待辦事項 | — | [主辦人] | 5 |

**決定事項的決策者：**[姓名，若與負責人不同]
```

沒有任何事項需要決定或討論時：

```markdown
**建議：取消這場會議。** 沒有任何議題需要決定或即時討論。請改寄這封更新：

**[主旨]**
- [告知事項，一行，附連結]
- [告知事項]
如果有任何事需要討論，請在 [日期] 前於 [討論串／頻道] 回覆。
```

## 範例

**輸入：**「需要 2026年6月11日（週四）45 分鐘行銷同步會議的議程。與會者：美玲（行銷主管，由她拍板）、俊宏（內容）、佩珊（付費廣告）、志偉（設計）。主題：第三季網路研討會的日期（俊宏有 3 個候選日：7月9日、16日或 23日，寫在研討會日期文件中）、7月廣告預算在 LinkedIn 和 Google 之間怎麼分配（佩珊的 5月廣告成效文件有各管道的單筆名單成本）、5月部落格流量數字（俊宏）、新的品牌色彩已完成（志偉）。」

**輸出：**

```markdown
# 行銷同步會議 — 6月11日（週四），45 分鐘

**成果：**選定第三季網路研討會日期，並對 7月廣告預算的分配達成共識。  
**與會者：**美玲、俊宏、佩珊 · **可不出席：**志偉（會後收到紀錄）  
**會前資料（6月10日（週三）前）：**5月廣告成效 — 比較各管道的單筆名單成本；研討會日期文件 — 3 個候選日期與各自的衝突

| # | 問題 | 類型 | 負責人 | 分鐘 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 第三季網路研討會要辦在哪一天：7月9日、16日還是 23日？ | 決定 | 俊宏 | 15 |
| 2 | 7月廣告預算在 LinkedIn 和 Google 之間怎麼分配？ | 決定 | 佩珊 | 20 |
| 3 | 5月部落格流量對研討會的宣傳計畫有什麼意義？ | 討論 | 俊宏 | 5 |
| 4 | 複述決定事項與待辦事項 | — | 美玲 | 5 |

**決定事項的決策者：**美玲

移到會前資料／書面更新：新的品牌色彩已定案（志偉，連結在頻道中）；5月部落格流量數字（俊宏，在文件中）。
```

## 寄出前檢查

- [ ] 成果是一句寫出結果的話，而不是主題。
- [ ] 每個議題都是問題，並有類型、一位負責人與分鐘數；分鐘數加總等於會議長度。
- [ ] 至少有一個議題屬於決定或討論；如果沒有，輸出建議取消並起草更新。
- [ ] 超過 2 分鐘的告知事項放在會前資料或更新中，不在會議裡。
- [ ] 每份會前資料都寫明要看什麼、何時送達。
- [ ] 決定或討論事項都用不到的與會者，已標為可不出席。

## 常見錯誤

- 列主題（「預算」）而不是問題。沒有人知道這個議題何時算結束。
- 決定事項沒有決策者。大家討論完，最後同意「會後再說」。
- 輪流報告進度。每個人唸自己的進度是告知事項，應該寫成書面。