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name: glossary-builder
description: 從文件整理出團隊詞彙表：每個用語附上白話定義、建議寫法、要避免的同義詞和舊名稱、例句和負責人，讓人和 AI 工具用同一套說法談公司的業務。適用於團隊要詞彙表、用語清單、用字規範、統一術語，問「X 到底要叫什麼」，或想把公司用語交給 AI 助理的時候。
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# 詞彙表建立

一個團隊說「帳號」，另一個說「客戶」，產品裡寫的是「工作區」，每份文件和每個 AI 回答就會越來越不一致。詞彙表為每個概念選定一個用語，用新進同事看得懂的話定義它，並列出不該用的說法。GOV.UK 的 A to Z 和 Google 的開發者用字清單這類寫作規範都是這樣做：一個用語一條，規則簡短，「用 X，不用 Y」。

## 適用情境

- 新進同事、客戶或 AI 助理對同一件事一直用不同的說法。
- 撰寫說明文章、業務簡報或 AI 指令之前，讓它們用同一套詞彙。
- 合併對事物命名不同的團隊或產品。
- 不適用於設計概念之間的關係（請用 ontology-draft），也不適用於完整的寫作風格指南（請用 brand-voice）。

## 需要準備

- 來源文件：說明文章、產品介面文字、業務簡報、合約、Slack 討論串、客服工單。
- 詞彙表給誰看：內部員工、客戶，或兩者都是。
- 已經定案的用語（產品名稱、法定名稱）。沒有的話就提出建議，並標上「[提案]」。

## 步驟

1. **蒐集候選用語。** 產品和功能名稱、業務概念、縮寫、指標，以及任何有不只一種用法的詞。計算每種寫法出現的次數和地方。
2. **依概念把不同說法分組。** 「帳號」「客戶」「客戶組織」可能是一個概念，也可能是三個。判斷方式是問：它們是否永遠指同一件事？如果不是，就分成不同條目，各自給更精確的定義。
3. **選出建議用語。** 優先選客戶在產品裡看到的詞，其次是最常見的說法，再來是最淺白的。其他說法記為「不要用」，並寫出原因（舊名稱、意思不明確、內部行話）。
4. **用白話寫定義。** 一到兩句，寫給從沒看過這個產品的人。說明它是什麼，以及它和最相近的用語有什麼不同。定義不要重複用語本身（「工作區是用來工作的區域…」）。
5. **加上用法說明。** 寫法和用字（全形或半形、英文大小寫、繁簡或兩岸用字差異）、縮寫第一次出現時是否要寫出全稱，以及一個例句。
6. **為每個用語指定負責人。** 由誰決定修改（功能名稱歸產品、合約用語歸法務、指標歸財務）。
7. **整理成人和 AI 都能用的格式。** 一張依英文字母和注音排序的表格，再加一份簡短的「用／不用」清單，可以直接貼進 AI 指令。

## 輸出格式

```markdown
# [團隊／公司] 詞彙表
*第 [n] 版，[日期]。對象：[內部／客戶／兩者]。修改：請洽該用語的負責人。*

| 用語 | 定義（白話） | 不要用 | 用法說明 | 例句 | 負責人 |
|---|---|---|---|---|---|
| [用語] | [1–2 句] | [其他說法，原因] | [寫法、大小寫、縮寫] | [句子] | [人員／團隊] |

## 給 AI 指令（直接貼上）
- 用「[用語]」，不用「[其他說法]」或「[其他說法]」。

## 待決定事項
- [兩個團隊對 X 意見不同]：選項：[a／b]，決定者：[姓名]
```

## 範例

**輸入：** 「排班通（員工排班 App）的文件。介面寫『工作區』。業務簡報寫『帳號』和『組織』。客服工單寫『公司』。說明中心對同一個功能用了『換班』和『調班申請』。財務報告寫『MRR』和『月營收』。有些文件寫『登入』，有些寫『登錄』。」

**輸出：**

```markdown
# 排班通詞彙表
*第 1 版，11月4日。對象：兩者。修改：請洽該用語的負責人。*

| 用語 | 定義（白話） | 不要用 | 用法說明 | 例句 | 負責人 |
|---|---|---|---|---|---|
| MRR | 每月經常性營收：每個月預期會收到的訂閱營收，不含一次性費用 | 月營收（意思不明確：可能包含一次性費用） | 在給客戶看的文字中，第一次出現時寫出全稱 | 「3月的 MRR 成長到 [數字]。」 | 財務 |
| 登入 | 用帳號密碼進入排班通的動作；也可當名詞，如「登入頁」 | 登錄（意思不同，指登記資料） | 動詞和名詞都寫「登入」 | 「用公司 email 登入。」 | 產品 |
| 工作區 | 一個雇主在排班通裡管理班表和員工的空間；一家公司可以有不只一個 | 帳號、組織、公司（容易和付費的法人客戶混淆） | 照介面寫成「工作區」 | 「邀請主管加入你的工作區。」 | 產品 |
| 換班 | 員工提出把自己的班交給同事的申請，由主管核准 | 調班申請（舊名稱） | 複合說法寫「換班申請」 | 「從『班表』分頁送出換班申請。」 | 產品 |

## 給 AI 指令（直接貼上）
- 指排班通裡放班表的地方時，用「工作區」，不用「帳號」「組織」或「公司」。
- 用「換班」，不用「調班申請」。
- 用「登入」，不用「登錄」。
- 「MRR」只用於經常性營收；第一次出現時寫出全稱。

## 待決定事項
- 付費的法人實體（例如「客戶」）和工作區是否需要分開的用語？選項：把「客戶」另立一條／維持現狀，決定者：產品負責人
```

## 寄出前檢查

- [ ] 每個概念剛好只有一個建議用語。
- [ ] 每個定義不懂產品的人也看得懂，而且沒有重複用語本身。
- [ ] 每個「不要用」的說法都寫了原因。
- [ ] 每個用語都有決定修改的負責人。
- [ ] 給 AI 指令的清單和表格內容完全一致。

## 常見錯誤

- 用同一份詞彙表裡的行話來定義用語。用新進同事懂的話來定義。
- 保留兩個「都可以」的同義詞。選一個；重點就是一致。
- 放在沒人會打開的文件裡。把簡短清單貼進 AI 助理的指令和說明中心的寫作規範。