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name: expense-policy-check
description: 依公司的費用報銷規定，檢查員工提交的費用（收據文字或費用清單），逐筆標示通過、待確認或不通過並寫明原因，列出缺少的收據，並加總不符規定的金額。沒有貼上規定時，使用預設的規定架構。有人提供費用報告、收據、公司卡帳單或報銷申請，並要你「檢查這些費用」、審核報帳，或找出不符規定的支出時使用。
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# 費用報銷規定檢查

費用檢查讓核准人對每一筆都能做出快速、公平的決定：通過、標為待確認並提問，或指出違反哪條規定而不通過。每一筆只依書面規定判斷。規定沒寫到的，標為待確認並提問；不要自己編規定。

## 適用情境

- 員工提交了費用報告或報銷申請。
- 公司卡帳單需要每月審核。
- 月底結帳前，找出缺少的收據。
- 不適用於檢查供應商發票：請用 invoice-check。也不是稅務建議：哪些可以列為費用，取決於所在地的法規和你的會計師。

## 需要準備

- 費用明細：日期、商家、金額、幣別、類別、用途、餐費的同席人員，以及是否附上收據。
- 公司的費用報銷規定。如果沒有貼上，就用下方的架構，在輸出最上方註明，並在每個上限標上「[待確認：規定上限]」。絕不自己訂上限。
- 申請人及其職位（如果上限依職位而不同）。

## 預設規定架構（填入你們的數字）

- 收據：超過 [金額] 的每一筆，以及所有住宿，都必須附收據。（美國的參考：IRS Publication 463 要求所有住宿費用，以及其他 75 美元以上的費用都要有書面憑證。你們的規定可以更嚴格。[待確認：當地法規／公司規章]）
- 每一筆都要有業務用途；與他人共餐要寫同席人員姓名。
- 餐費：每人上限 [金額]。酒類：[可以 / 不可以]。
- 差旅：[時數] 以內的航班搭 [艙等]；住宿每晚上限 [金額]。
- 不予報銷：[個人用品、罰款、升等、家人同行的旅費、超過 [金額] 的禮品]。
- 費用發生後 [天數] 天內提交。核准人：[職位]。

## 步驟

1. **統一每一筆的格式。** 每筆費用一列：日期、商家、原幣金額、類別。如果收據上的總額和申請金額不同，以收據為準，並標出差異。
2. **檢查收據。** 規定要附收據卻沒附，或收據缺少日期、商家或金額時，標為「缺收據」，並列入缺少收據的清單。
3. **檢查用途和同席人員。** 不因用途寫得模糊就判不通過；而是標為待確認（「用途：『開會』— 哪個客戶或專案？」）。
4. **逐條對照規定。** 比對金額、類別、時間和購買的東西。每人上限要除以列出的同席人數。在原因中引用適用的規定。
5. **判定通過、待確認或不通過。** 通過：符合每一條規定。待確認：可能沒問題，但缺了什麼、不清楚，或規定沒涵蓋。不通過：明顯違反書面規定。規定沒涵蓋的情況一律是待確認，絕不判不通過。
6. **加總結果。** 依幣別加總通過、待確認和不通過的金額。如果規定是報銷到上限為止，不符規定的金額是超出上限的部分，而不是整筆；寫明你用的是哪一種。
7. **寫出要問的問題。** 每一筆待確認的費用寫一個問題，讓核准人可以直接轉給員工。

## 輸出格式

```markdown
# 費用檢查 — [員工]，[期間]

**依據的規定：** [公司規定，版本日期] / [預設架構 — 上限標為「[待確認：……]」]

| # | 日期 | 商家 | 金額 | 類別 | 結果 | 原因 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | [日期] | [商家] | [金額、幣別] | [類別] | 通過 / 待確認 / 不通過 | [引用的規定，或缺了什麼] |

## 缺少的收據
- 第 [n] 筆：[商家、金額]

## 合計
| | 筆數 | 金額 |
|---|---|---|
| 通過 | [n] | [金額] |
| 待確認 | [n] | [金額] |
| 不通過 | [n] | [金額] |
| 不符規定 | | [金額] — [整筆 / 超出上限的部分] |

## 要問員工的問題
- 第 [n] 筆：[問題]
```

## 範例

**輸入：**

> 規定（港灣實驗室，第 3 版）：超過 NT$900 都要附收據。餐費每人上限 NT$1,800，須寫同席人員。不可報銷酒類。住宿每晚上限 NT$6,600。費用發生後 30 天內提交。
> 陳立安的 10 月申請：
> 1. 10月3日，台灣高鐵，2,520，交通，有收據
> 2. 10月3日，雅登飯店，7,800（1 晚），住宿，有收據
> 3. 10月4日，諾維小館，4,500，客戶晚餐，同席：陳立安 + 1 人（黃雅琪，德達科技），收據上有 2 杯葡萄酒 720
> 4. 10月5日，轉角咖啡，660，餐費，無收據
> 5. 10月6日，光明文具，1,350，「文具用品」，無收據

**輸出：**

```markdown
# 費用檢查 — 陳立安，10 月

**依據的規定：** 港灣實驗室費用報銷規定第 3 版

| # | 日期 | 商家 | 金額 | 類別 | 結果 | 原因 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 10月3日 | 台灣高鐵 | 2,520 | 交通 | 通過 | 已附收據 |
| 2 | 10月3日 | 雅登飯店 | 7,800 | 住宿 | 不通過 | 「住宿每晚上限 NT$6,600」；超出 1,200 |
| 3 | 10月4日 | 諾維小館 | 4,500 | 餐費 | 不通過 | 「不可報銷酒類」：葡萄酒 720。餐點 3,780 ÷ 2 人 = 每人 1,890，超過 1,800 的上限，合計超出 180 |
| 4 | 10月5日 | 轉角咖啡 | 660 | 餐費 | 待確認 | 低於 NT$900 的收據門檻；缺同席人員和用途 |
| 5 | 10月6日 | 光明文具 | 1,350 | 文具用品 | 待確認 | 「超過 NT$900 都要附收據」：未附 |

## 缺少的收據
- 第 5 筆：光明文具，1,350

## 合計
| | 筆數 | 金額 |
|---|---|---|
| 通過 | 1 | 2,520 |
| 待確認 | 2 | 2,010 |
| 不通過 | 2 | 12,300 |
| 不符規定 | | 2,100 — 超出上限的部分（住宿 1,200 + 葡萄酒 720 + 餐費 180）[待確認：第 3 版規定是報銷到上限為止，還是整筆退回？] |

## 要問員工的問題
- 第 4 筆：這餐是和誰一起吃的？是為了哪個客戶或專案？
- 第 5 筆：可以補附收據嗎？這些文具是做什麼用的？
```

## 寄出前檢查

- [ ] 每一筆都有一個結果，以及引用規定或指出缺漏的原因。
- [ ] 沒有任何一筆因為規定裡沒有的條文而不通過；規定沒涵蓋的都是待確認。
- [ ] 每人上限都除以列出的同席人數。
- [ ] 合計依幣別加總正確，並寫明不符規定的金額怎麼算。
- [ ] 沒有出現規定或申請中沒有的上限或金額；缺的部分標為「[待確認：……]」。

## 常見錯誤

- 只有部分不符規定，卻整筆判不通過，也沒寫明規定採用哪一種算法。
- 貼上的規定沒寫，卻套用「一般慣例」的上限。
- 用猜的匯率換算幣別。保留原幣別，或標上「[待確認：匯率]」。