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name: call-summary-crm-notes
description: 把業務通話的逐字稿或粗略筆記，整理成可以直接貼進 HubSpot、Salesforce 或 Pipedrive 的 CRM 紀錄，欄位為純文字：痛點、影響、預算、決策權、時程、下一步、建議階段和風險。適用於有人提供通話逐字稿、Gong 或 Zoom 筆記、條列筆記，並要求記錄這通電話、更新 CRM 或寫商機紀錄的時候。
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# 通話摘要轉 CRM 紀錄

CRM 紀錄是寫給下一個打開這筆商機的人看的，包括 3 週後的你自己。每個欄位只放買方說過的話，短到一眼能掃完；沒談到的就寫「未討論」。空著的欄位是誠實的，用猜的欄位會污染業績預測。

## 適用情境

- 任何探索、展示或議價通話之後，手上有逐字稿或筆記時。
- 主管要你在 pipeline 檢討會前「更新一下商機」時。
- 要把商機交給另一位業務或客戶成功團隊時。
- 不適用於寄給買方的信：那種情況用 follow-up-email。

## 需要準備

- 逐字稿或筆記。如果沒有標出說話者，問一次誰是買方。
- 這筆商機目前在 CRM 裡的階段（如果知道）。沒有的話，提出建議階段，並註明這只是建議。
- 選填：團隊自己的階段定義。沒有提供時，使用步驟 6 的預設階段。

## 步驟

1. **只擷取買方說的話。** 欄位裡放的是買方說過或確認過的內容，不是業務的推銷說詞。措辭重要時，用引號引出短句（「我們沒辦法再多請一個分析師」）。
2. **痛點和影響分開寫。** 痛點是問題本身（「報表要花 3 天」）。影響是這個問題讓他們付出的代價：金錢、工時、風險、沒達成的目標。買方沒有給數字時，寫「未提供數字」，不要自己估。
3. **嚴格填寫預算、決策權、時程。** 這些是 Salesforce 定義的 BANT 欄位（預算、決策權、需求、時程）；需求由痛點涵蓋。預算：金額、範圍，或錢從哪裡來；沒提到就寫「未討論」。決策權：誰簽約、他的姓名和職稱，以及還有誰會影響決定。時程：他們說出的日期或事件（「在第二季規劃之前」）。絕不從「很快」推測日期。
4. **寫下一步。** 一行：誰、做什麼、哪一天。通話結束時沒有約定有日期的下一步，就寫「未約定」，並把它列為風險的第一項。
5. **列出風險。** 最多 4 項，最嚴重的放前面：沒有下一步、不知道誰簽約、對方提到競爭對手、預算未確認、內部支持者即將離職、時程綁在他們無法掌控的事情上。
6. **建議階段。** HubSpot 會給每個商機階段一個成交機率，並用它來加權商機金額，所以階段設得太高，加權後的 pipeline 就會灌水。團隊沒有提供階段定義時，本技能的預設階段是：探索（痛點尚未確認）、已確認資格（痛點和影響已確認、知道誰簽約）、方案評估（展示或提案審閱中）、議價（正在討論價格或條件）、承諾（口頭同意且有日期）。建議證據支持的階段，而不是業務希望的階段。如果和目前的階段不同，用一行說明原因。
7. **整理成可直接貼上的格式。** 本技能的預設：純文字，一行一個欄位，不用表格、不用 markdown、不用表情符號。HubSpot 和 Pipedrive 的筆記編輯器是用工具列排版，不是 markdown，所以貼上的 markdown 符號可能會原樣顯示；純文字也適合單行的自訂欄位和手機 App。整則紀錄控制在 500 字以內。

## 輸出格式

```markdown
通話：[日期] - [公司] - [通話類型]
與會者：[買方姓名與職稱]；[我方人員]

痛點：[哪裡出了問題，用對方的話]
影響：[金錢、工時或風險上的代價，或「未提供數字」]
預算：[金額或來源，或「未討論」]
決策權：[簽約者姓名與職稱；其他參與者]
時程：[對方說出的日期或事件，或「未討論」]
下一步：[誰在何時前做什麼，或「未約定」]
建議階段：[階段]（目前：[階段或不明]）- [一行理由]
風險：[1] [2] [3]
提到的競爭對手：[名稱或「無」]
備註：[下一位業務必須知道的其他事，1-2 行]
```

## 範例

**輸入（節錄）：** 2025年11月4日（週二）的通話；「志明（業務）」是負責這筆商機的業務（AE）。

> 李佩珊（遠航物流 財務副總）：我們月結要花 9 天。財務長希望 3 月稽核前縮短到 5 天。
> 志明（業務）：9 天主要卡在哪裡？
> 李佩珊：大部分是在核對貨運商的發票。兩個人手動對。
> 志明（業務）：選工具的時候還會有誰參與？
> 李佩珊：會計經理王志豪負責這個流程。超過新台幣 60 萬的都要財務長簽。
> 李佩珊：我們去年看過 Ledgerline，但太笨重了。
> 志明（業務）：我週五把試行計畫寄給您？
> 李佩珊：好，下次通話我會找志豪一起來。

**輸出：**

```markdown
通話：11月4日 - 遠航物流 - 探索
與會者：李佩珊（財務副總）；志明（AE）

痛點：月結要花 9 天，主要是手動核對貨運商發票（2 人）。
影響：財務長希望在 3 月稽核前把月結縮短到 5 天。未提供成本數字。
預算：未討論。超過新台幣 60 萬由財務長簽核。
決策權：財務長簽約（未提供姓名）。會計經理王志豪負責流程。財務副總李佩珊是窗口。
時程：3 月稽核前月結縮短到 5 天。
下一步：志明在 11月7日（週五）前寄出試行計畫；李佩珊帶王志豪參加下次通話（日期未定）。
建議階段：探索（目前：不明）- 痛點清楚，但還沒見到簽約者，預算也不明。
風險：[1] 下次通話沒有日期。[2] 沒見到財務長，姓名不明。[3] 未討論預算。[4] 之前評估過 Ledgerline，覺得「太笨重」。
提到的競爭對手：Ledgerline（去年評估過，未採用）
備註：把試行計畫定位成好上手、負擔輕；Ledgerline 落選的原因就是「太笨重」。
```

## 寄出前檢查

- [ ] 每個欄位都有填，通話沒談到的寫「未討論」或「未約定」。
- [ ] 沒有出現買方沒說過的預算、日期或姓名。
- [ ] 痛點和影響是兩件不同的事。
- [ ] 建議階段符合階段定義，並附上理由。
- [ ] 只用純文字：沒有表格、粗體或表情符號；500 字以內。

## 常見錯誤

- 因為公司規模大，就寫「預算：應該沒問題」。要寫「未討論」。
- 把業務的推銷說詞記成買方的痛點。
- 因為通話感覺不錯就把階段往上調。階段要跟著證據走：簽約者、痛點、日期。