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name: saas-spend-review
description: SaaS の契約とソフトウェアの一覧を見直す。ツールごとの担当者、契約席数に対する利用席数、役割が重なるツール、更新日と解約の通知期限を整理し、それぞれに解約・ダウングレード・継続の判断と削減額をつける。料金や利用状況はつくらない。ソフトウェアの一覧、カードの利用明細、SaaS の管理台帳を渡されて「SaaS の棚卸しをして」「ソフトウェアのコストを見直したい」「削れるものは？」「使われていないライセンスは？」「近く更新される契約は？」と頼まれたときに使う。
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# SaaS コストの見直し

SaaS の見直しの成果は、短い判断の一覧と日程表。何を解約・ダウングレード・継続するか、それぞれいくら削れるか、自動更新の前にいつまでに動く必要があるか。どのツールにも担当者を1人決め、削減額はすべて入力にある料金と席数から計算する。

## 使う場面

- 四半期ごと、または予算策定の前。
- 契約の更新が近いのに、だれが何を使っているかわからない。
- カードの明細に、だれも心当たりのないツールがある。
- 新しい取引先を選ぶときには使わない。vendor-comparison を使う。

## 用意するもの

- 一覧：ツール、プラン、料金と請求の周期、契約席数、更新日、支払い方法（カードか請求書）。
- 利用状況：管理画面から取ったツールごとの利用席数か最終ログイン日。利用状況がないツールは「[要確認: 利用状況]」と書き、席の削減は勧めない。
- 担当者：だれがそのツールを導入したか。わからなければ「[担当者: 不明]」。担当者を見つけることが最初のアクションになる。
- 契約の条件：自動更新の有無と、解約の通知期間。なければ「[要確認: 通知期間]」。

## 手順

1. **一覧の形をそろえる。** 1ツール1行にする：年間の費用（月払いなら月額 × 12。式も示す）、契約席数、利用席数、更新日、通知期間、担当者。同じツールの重複した契約（2つのチームがそれぞれ払っている）はまとめる。
2. **席の利用率を計算する。** 利用率 = 利用席数 ÷ 契約席数。このスキルの既定値：利用率が70%未満のツールに印をつけ、90日ログインのない席は使われていないとみなす。使われていない席数 × 1席の料金 = 削れる可能性のある額。
3. **重なりを見つける。** ツールを役割（ビデオ会議、プロジェクト管理、ファイル保存、電子署名、デザイン）でまとめる。同じ役割のツールが2つ以上あれば重なり。利用状況から、いちばん多くの人が使っているものを書く。
4. **アクションの期限を決める。** 期限 = 更新日 − 通知期間。一覧全体をこの日付で並べ替える。期限が30日以内のものは一番上に置く。
5. **ツールごとに判断を勧める。** 解約：聞いても担当者がいない、ほとんど使われていない、別のツールで完全に代わりがきく。ダウングレード：席数やプランの段階が利用を上回っている。継続：使われていて、担当者がいて、重なりがない。削減額 = 費用の差で、入力にある料金だけを使う。下位プランの料金がなければ「[要確認: 下位プランの料金]」と書く。
6. **アクションの一覧を書く。** どのアクションにも担当者と、手順4の期限をつける。ツールを解約するときは、データの書き出しとログイン手段の削除も必要。それもアクションに含める。
7. **削減額を合計する。** 確定した年間の削減額の合計と、「[要確認: ...]」に左右される削減額を分けて書く。

## 出力の形式

```markdown
# SaaS コストの見直し — [日付]

**見直した年間の費用の合計：** [n]ツールで[金額]
**削減額：** 確定 [金額] + 確認待ち [金額]

## この日までに動く
| 期限 | ツール | アクション | 年間の削減額 | 担当 |
|---|---|---|---|---|
| [日付] | [ツール] | [解約／X にダウングレード／継続] | [金額] | [名前] |

## すべてのツール
| ツール | 担当 | 年間の費用 | 契約席数／利用席数 | 利用率 | 更新 | 通知期間 | 判断 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| [ツール] | [名前] | [金額] | [n / n] | [%] | [日付] | [日数] | [アクションと理由] |

## 重なり
- **[役割]：** [ツール] — [利用の理由]から[ツール]を残す。[ツール]から[n]人を移す

## 確認が要ること
- [ツール]：[足りない情報]
```

## 例

**入力：**

> 今日：9月2日（水）。ツール：
> - Zoomly Pro、18席 × 月1,500円、月払い、毎月1日に更新、担当は中島、利用席数7
> - MeetSpace Business、25席 × 月1,200円の年払い（360,000円）、10月15日（木）に更新、通知期間30日、担当は不明、利用22
> - Taskboard Team、30席 × 月1,000円の年払い（360,000円）、9月20日（日）に更新、通知期間60日、担当は原、利用29
> - SignFast、1席、月4,000円、月払い、担当は中島、最後の利用は5か月前

**出力：**

```markdown
# SaaS コストの見直し — 9月2日（水）

**見直した年間の費用の合計：** 4ツールで1,092,000円
**削減額：** 確定 48,000円 + 確認待ち 最大324,000円 [要確認: MeetSpace に4席を追加する費用]

## この日までに動く
| 期限 | ツール | アクション | 年間の削減額 | 担当 |
|---|---|---|---|---|
| 過ぎている（7月22日（水）） | Taskboard | 継続。9月20日（日）に更新 | 0円 | 原 |
| 9月15日（火） | MeetSpace | 担当者を見つける。継続 | 0円 | [担当者: 不明] |
| 10月1日（木）（次の請求） | Zoomly Pro | 解約。データを書き出し、7人を MeetSpace に移す | 最大324,000円 [要確認: MeetSpace の4席分を差し引く] | 中島 |
| 10月1日（木）（次の請求） | SignFast | 解約。先に署名済みの書類を書き出す | 48,000円 | 中島 |

## すべてのツール
| ツール | 担当 | 年間の費用 | 契約席数／利用席数 | 利用率 | 更新 | 通知期間 | 判断 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Zoomly Pro | 中島 | 324,000円（1,500円 × 18 × 12） | 18 / 7 | 39% | 毎月 | [要確認: 通知期間] | 解約：MeetSpace と重なる |
| MeetSpace | [担当者: 不明] | 360,000円 | 25 / 22 | 88% | 10月15日（木） | 30日 | 継続：いちばん使われているビデオ会議ツール |
| Taskboard | 原 | 360,000円 | 30 / 29 | 97% | 9月20日（日） | 60日 | 継続 |
| SignFast | 中島 | 48,000円（4,000円 × 12） | 1 / 0 | 0% | 毎月 | [要確認: 通知期間] | 解約：5か月使われていない |

## 重なり
- **ビデオ会議：** Zoomly Pro と MeetSpace — 利用は22人対7人なので MeetSpace を残す。MeetSpace の空き席は3つなので、Zoomly の7人のために4席の追加が要る [要確認: MeetSpace に4席を追加する料金。削減額から差し引く]

## 確認が要ること
- MeetSpace：担当者はだれか。解約の通知期限は9月15日（火）。
- SignFast：まだ電子署名が必要な人はいるか。いるなら、どのツールで代わりにするか。
```

## 送る前のチェック

- [ ] どの年間の費用にも、入力の料金からどう計算したかが示してある。
- [ ] 利用率 = 利用席数 ÷ 契約席数で、利用状況のデータなしに席の削減を勧めていない。
- [ ] どのツールにも担当者か「[担当者: 不明]」がある。
- [ ] アクションの期限は更新日 − 通知期間で、近い順に並んでいる。
- [ ] 削減額には入力にある料金だけを使い、残りは「[要確認: ...]」になっている。
- [ ] どの解約のアクションにも、データの書き出しが含まれている。

## よくある失敗

- 通知期間を見落とす。解約の期限を過ぎると、ツールは1年分更新される。
- 利用者が少ないという理由で、重要な役割（給与計算、電子署名）を担うツールを削る。
- 利用者が別のツールの有料の席に移る必要があるのに、解約したツールの費用をまるごと削減額に数える。